Værktøj til udarbejdelse af en ansættelseskontrakt

Sådan udarbejder du en ansættelseskontrakt

Step 1: Angivelse af parterne

Ansættelseskontrakten skal som minimum indeholde oplysninger om parternes:

– Navn
– Adresse

Formålet med angivelse af oplysningerne er, at parterne entydigt kan identificeres. Du kan for at sikre identifikation overveje, om du også vil angive selskabets CVR-nr., og medarbejderens CPR-nr. i ansættelseskontrakten, dette er dog ikke et krav.

Step 2: Arbejdsstedets beliggenhed

Medarbejderens arbejdssted skal angives i ansættelseskontrakten.

Hvis medarbejderens arbejdssted er varierende, bør det angives i ansættelseskontrakten, at medarbejderen er beskæftiget forskellige steder eller f.eks. hos selskabets kunder. Hvis medarbejderen – i tilfælde af manglende kundemøder eller lignende – skal møde ind på “hovedkontoret”, da kan du også angive selskabets adresse eller hovedsæde, som arbejdssted, medmindre medarbejderen er ude hos selskabets kunder m.v.

Step 3: Stillingsbeskrivelse/beskrivelse af arbejdet

Det er et krav, at det af ansættelseskontrakten fremgår, hvilken stilling medarbejderen ansættes i. Hvis angivelse af en titel, f.eks. “projektleder” ikke er dækkende, bør du tillige overveje at indføre en kort beskrivelse af stillingens indhold, herunder de typiske arbejdsopgaver.

Særligt hvis medarbejderen i forhold til titlens angive udføre opgaver, som er uvante, bør arbejdsopgaverne præciseres nærmere i en stillingsbeskrivelse.

Bemærk, at en præcis beskrivelse af stillingens indhold/stillingsbetegnelsen senere kan være vigtigt ved ændringer i medarbejderens arbejdsopgaver, herunder i forhold til, om en sådan ændring skal varsles overfor medarbejderen eller ej.

Step 4: Begyndelsestidspunktet for ansættelsesforholdet

Det skal fremgå af ansættelseskontrakten, hvornår medarbejderen er tiltrådt stillingen i selskabet. Begrundelsen herfor må formentlig være, at ansættelsestidspunktet danner grundlag for beregning af partermes opsigelsesvarsler.

Hvis I har aftalt, at medarbejderen får anciennitet tilbage fra før ansættelsestidspunktet, da bør det specifikt angives i kontrakten, at medarbejderen tildeles anciennitet fra en bestemt angivet dato, som ligger forud for ansættelsestidspunktet.

Step 5: Ansættelsesforholdets forventede varighed

Angives det ikke i ansættelseskontrakten, hvornår ansættelsesforholdet forventes afsluttet, da vil ansættelsesforholdet betragtes, som tidsubestemt – og kan dermed alene afsluttes i henhold til de øvrige vilkår i kontrakten, herunder ved opsigelse eller ophævelse ved væsentlig misligholdelse. Det tidsbegrænsede ansættelsesforhold vil derimod “automatisk” afsluttes, når tiden er udløbet eller projektet er afsluttet. Det er således ikke nødvendigt at afgive en opsigelse i et sådan ansættelsesforhold.

Du skal kun angive en forventet varighed af ansættelsesforholdet, hvis ansættelsesforholdet er begrænset i forhold til tid (f.eks. 2 måneder), eller alene gælder indtil et bestemt projekt er afsluttet. Hvis afslutning af et projekt er afgørende for ansættelsesforholdets varighed, er det vigtigt, at det i kontrakten bliver defineret, hvornår projektet anses for afsluttet, og ansættelsesforholdet dermed ophører.

Er ansættelsesforholdet tidsbegrænset bør du tillige tage stilling til, om medarbejderen er garanteret arbejde i den aftalte ansættelsesperiode, eller om det skal være muligt såvel for dig, som for medarbejderen, at opsige det tids-/opgavebestemte ansættelsesforholdet med de almindelige opsigelsesvarsler.

Step 6: Vilkår om ferie

Du skal i kontrakten angive, om medarbejderen har ret til løn under ferie, eller om medarbejderen får feriegodtgørelse. Du kan læse nærmere om de forskellige begreber, og betingelserne for at give medarbejderen løn under ferie eller feriegodtgørelse her.

I princippet er det nok, at du i ansættelseskontrakten blot henviser til ferielovens regler, men det anbefales dog, at der skabes klarhed omkring medarbejderens ferierettigheder i ansættelseskontrakten.

Du kan endvidere overveje, om du under punktet vilkår om ferie ønsker at indføre vilkår om, hvornår ferie skal varsles afholdt, om medarbejderen skal holde ferie i specifikke uger/på specifikke datoer af hensyn til virksomhedens drift m.v.

Hvis medarbejderen har ret til feriefridage (feriedage med løn udover de 25 dage, som medarbejderen har krav på i henhold til ferieloven), bør du tillige angive vilkårene for disse dage. Da dagene ikke er feriedage i henhold til ferieloven, kan du selv – indenfor rimelighedens grænser – fastsætte vilkårene for feriefridagene. Du kan blandt andet skrive, at feriefridagene bortfalder, såfremt medarbejderen ikke har afholdt dagene inden ferieårets udløb, eller at feriefridagene bortfalder ved medarbejderens fratræden m.v. Såfremt intet angives, vil udgangspunktet sandsynligvis være, at rettigheder/pligter tilknyttet feriefridagene følger feriedagene efter ferieloven.

Step 7: Varighed af opsigelsesvarsler

Parternes opsigelsesvarsler skal angives i kontrakten. Opsigelsesvarslerne kan angives med henvisning til funktionærlovens regler eller med henvisning til specifik kollektiv overenskomst, som er gældende for ansættelsesforholdet.

Eventuelle aftaler om forkortelse af de almindelige opsigelsesvarsler, herunder typisk ved aftale om;

– Prøvetid

– Afskedigelse efter 120-sygedage

– Forlængelse af de sædvanlige opsigelsesvarsler bør specifikt angives i ansættelseskontrakten for at være gældende.

Er der aftalt prøvetid, må denne periode maksimalt være 3 måneder for funktionæransatte medarbejdere. Opsigelsesvarslet i prøvetiden, f.eks. at medarbejderen kan opsige ansættelsesforholdet med én dags varsel og selskabet kan opsige ansættelsesforholdet med 14 dages varsel, bør angives i ansættelseskontrakten.

Hvis du vil have mulighed for at afskedige medarbejderen med et forkortet varsel på én måned til en måneds udgang efter 120- sygedage, da skal dette tydeligt fremgå af ansættelseskontrakten. Der henvises i sin helhed til funktionærlovens 5, stk. 2. Du kan læse mere om 120-dages reglen her.

Har du aftalt med medarbejderen, at selskabets såvel som medarbejderens opsigelsesvarsler forlænges med f.eks. 2 måneder i forhold til opsigelsesvarslerne ifølge funktionærloven, bør det udtrykkeligt angives i ansættelseskontrakten, at de sædvanlige opsigelsesvarsler i funktionærloven er forlænget med 2 måneder for både medarbejderen og selskabet. Det bemærkes, at det ikke kan aftales, at det alene er medarbejderens opsigelsesvarsler, som forlænges. Derimod kan det godt aftales, at det kun er selskabets opsigelsesvarsel overfor medarbejderen, der forlænges.

Læs mere om opsigelse af medarbejder her

Step 8: Vilkår om løn, tillæg og øvrige lønandele

Du har som arbejdsgiver pligt til at oplyse medarbejderen om dennes løn på ansættelsestidspunktet. Får medarbejderen endvidere pension eller bonus m.v. skal disse løntillæg/lønandele også fremgå af ansættelseskontrakten.

Har medarbejderen øvrige goder, som er skattepligtige, herunder:

– Fri bil

– Fri mobil

– Krav på overarbejdsbetaling m.v.

Bemærk, at du ikke har pligt til løbende at udarbejde ny ansættelseskontrakt eller et tillæg til den eksisterende kontrakt, når medarbejderens løn senere ændres (i opadgående retning). Derimod skal du udarbejde et tillæg eller en ny ansættelseskontrakt, hvis medarbejderens lønandele ændres.

Det skal også fremgå af ansættelseskontrakten, hvornår lønnen udbetales, altså om lønnen udbetales ugentligt, hver 14. dag eller månedligt, samt om lønnen er forud- eller bagudbetalt.

Step 9: Arbejdstid

Den aftalte eller forventede arbejdstid skal angives.

Arbejdstiden kan angives i timer, f.eks. 37 ugentligt, eller ved angivelse af mødetidspunkter, f.eks. arbejdstiden er mandag-torsdag kl. 8.30-16.00 og fredag kl. 8.30-15.00, eller en kombination af begge.

Hvis du har aftalt med medarbejderen, at der ikke er nogen højeste arbejdstid, er det tilstrækkeligt, at det angives, at der ikke er aftalt nogen højeste arbejdstid.

Som udgangspunkt vil det også være tilstrækkeligt at angive, at det månedlige antal vagter er varierende, eller blot at henvise til arbejdstiden i den gældende overenskomst eller en årsnorm.

Step 10: Overenskomster m.v.

Hvis der gælder kollektive overenskomster eller lokalaftaler for ansættelsesforholdet, skal disse angives i ansættelseskontrakten.

Du er ikke forpligtet til at udlevere et eksemplar af overenskomsten til medarbejderen eller oplyse denne om, hvor aftalerne kan findes.

Du bærer derimod byrden for mangelfuld eller dårlig beskrivelse af overenskomsten/lokalaftalen. Er det ikke muligt ud fra beskrivelsen i ansættelseskontrakten at finde den pågældende overenskomst/lokalaftale, da har du ikke overholdt oplysningspligten, og medarbejderen vil derfor kunne være berettiget til en godtgørelse for det mangelfulde ansættelsesbevis.

Step 11: Øvrige væsentlige vilkår

Udover oplysningerne anført i step 1-10 ovenfor, skal ansættelseskontrakten angive øvrige væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet.

Hvilke oplysninger/vilkår, som i øvrigt er væsentlige for ansættelsesforholdet skal vurderes konkret ud fra det respektive ansættelsesforhold. For nogle medarbejdere kan det være et krav – eller ligefrem en forudsætning for ansættelsen – at den pågældende medarbejder har en ren straffeattest eller kørekort til bil. Hvis dette er tilfældet, bør det angives i ansættelseskontrakten.

Øvrige vilkår, som i konkrete tilfælde kan være væsentlige, er vilkår om:

– Overarbejde

– Ansættelsesklausuler – Læs mere her om ansættelsesklausuler

– Bestemt arbejdstid, f.eks. på skiftende hold, i butikkens åbningstid eller arbejde i weekenderne, og på søn- og helligdage.

– Vilkår omkring andet arbejde og bibeskæftigelse (for funktionærer henvises til funktionærlovens § 15)

– Særlige vilkår omkring tavshedspligt og loyalitetspligt

– Særlige krav til medarbejderens påklædning

– Vilkår omkring immaterielle rettigheder, herunder i forhold til ejerskab hertil.

Læs mere om immaterielle rettigheder i ansættelsesforhold her

Konklusion

Du bør som udgangspunkt altid have vilkår omkring nedenstående 11 punkter i en ansættelseskontrakt:

1) Angivelse af parterne

2) Beskrivelse af arbejdsstedets beliggenhed

3) Beskrivelse af stillingen/titel

4) Ansættelsesforholdets starttidspunkt

5) Ansættelsesforholdets forventede varighed (hvis begrænset)

6) Vilkår omkring ferie

7) Angivelse af opsigelsesvarsler

8) Beskrivelse af løn, lønandele og løntillæg

9) Beskrivelse af arbejdstiden

10) Angivelse af overenskomster/lokalaftaler

11) Øvrige væsentlige vilkår

Derudover bør du altid foretage en konkret vurdering af, om der skal angives øvrige væsentlige vilkår i ansættelseskontrakten for den enkelte medarbejder. Øvrige væsentlige vilkår, kan f.eks. være vilkår omkring overarbejde, ansættelsesklausuler, vilkår om påklædning m.v.

Hos Dokumenter.dk kan du købe en skabelon til en ansættelseskontrakt.