FAQ om opsigelse af medarbejder

Opsigelse af medarbejder

En opsigelse kan være en tung, men også en nødvendig beslutning at skulle træffe.

Der er en lang række forhold, du skal tage højde for i forbindelse med en opsigelse således, at du:

– Har det fulde overblik over din retsstilling og dine rettigheder som arbejdsgiver

– Kender de eventuelle risici, der vil kunne være forbundet med en afslutning på et ansættelsesforhold med en specifik medarbejder

Vi har samlet dette overblik til dig i denne FAQ om opsigelse af medarbejder.

Generelle og særlige regler om afskedigelsesbeskyttelse

Når en medarbejder har været ansat i en vis periode, opnår medarbejderen i visse situationer mulighed for at rejse krav om godtgørelse for usaglig opsigelse, hvis en opsigelse ikke er rimeligt begrundet i enten medarbejderens eller arbejdsgiverens forhold.

Det er vigtigt, at du holder dig for øje, hvornår denne beskyttelse mod opsigelse indtræder, hvis du kan se, at et ansættelsesforhold med en medarbejder bør afvikles, og du gerne vil undgå at skulle igennem en advarselsproces med medarbejderen.

Generel afskedigelsesbeskyttelse

Er medarbejderen ikke omfattet af lovgivning, der yder en særlig beskyttelse mod usaglig opsigelse, er det vigtigt, at du holder dig for øje, hvornår medarbejderen har været ansat længe nok til at være omfattet af den generelle afskedigelsesbeskyttelse, der følger af eksempelvis funktionærloven eller af en overenskomst, som medarbejderen er omfattet af.

Bestemmelsen i funktionærlovens § 2b giver en opsagt funktionær mulighed for at rejse et krav om godtgørelse på grund af opsigelsen, hvis denne ikke er rimeligt begrundet i virksomhedens eller medarbejderens forhold. Men bestemmelsen kan kun anvendes, hvis medarbejderen på opsigelsestidspunktet har været ansat i mindst et år.

Er din medarbejder omfattet af en overenskomst, giver overenskomsten typisk mulighed for at rejse krav om godtgørelse ved usaglig opsigelse, hvis medarbejderen på opsigelsestidspunktet har været ansat i mindst 9 måneder. Dette gælder også funktionæransatte, som er omfattet af en overenskomst.

Niveauet for en godtgørelse for usaglig opsigelse efter funktionærloven ligger i gennemsnit typisk på mellem halvdelen og 2/3 af lønnen til medarbejderen i opsigelsesperioden – ud over lønnen i opsigelsesperioden.

Beskyttelse mod opsigelse efter særlig lovgivning

Det har stor betydning, at du får undersøgt, om den medarbejder, som eventuelt skal opsiges, er særligt beskyttet mod opsigelse. Dette gælder eksempelvis:

– Gravide og medarbejdere, som er i fertilitetsbehandling, på barsel, på forældreorlov, eller som for nyligt har været på orlov, som har varslet barselsrelateret orlov, eller som er vordende/nybagt fædre

– Medarbejdere, som har en kronisk sygdom, som udgør et handicap

– Medarbejdere, som i øvrigt er særligt beskyttet mod opsigelse efter forskelsbehandlingsloven og ligebehandlingsloven på grund af alder, religion, race og etnisk oprindelse, hudfarve, seksuel orientering og køn

– Medarbejdere, som er arbejdsmiljø- eller tillidsrepræsentanter, eller som for nyligt har haft et af disse hverv

– Overenskomstansatte medarbejdere, som har været ansat i mere end 25 år (disse medarbejdere er særligt beskyttet ved opsigelse som følge af arbejdsmangel)

– Elever/lærlinge

– Medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer eller suppleanter

Der gælder for medarbejdere, som nyder en særlig beskyttelse mod opsigelse, tunge bevisbyrderegler, som skal sikre, at en opsigelse af dem ikke skyldes årsagen til, at de nyder en særlig beskyttelse mod opsigelse som fx graviditet, barsel, alder, handicap mv.

Opsigelse i strid med eksempelvis forskelsbehandlingsloven og ligebehandlingsloven udløser som oftest godtgørelser til den opsagte medarbejder i størrelsesordenen 6 til 12 måneders løn – ud over lønnen i opsigelsesperioden.

Visse af de ansættelsesretlige love indeholder endelig en beskyttelse mod usaglig opsigelse, som er uafhængig af medarbejderens anciennitet. Det gælder fx ligebehandlingsloven, forskelsbehandlingsloven, deltidsloven og lov om tidsbegrænset ansættelse.

Det betyder, at eksempelvis en gravid medarbejder eller elev allerede i prøvetiden er beskyttet mod opsigelse efter ligebehandlingslovens regler.

Begrundelsen for opsigelsen

Der kan være stor forskel på din retsstilling som arbejdsgiver afhængigt ikke alene af, hvor længe medarbejderen har været ansat, men også af, om opsigelsen skyldes virksomhedens eller medarbejderens forhold.

Det er vigtigt, at du ikke får udarbejdet en begrundelse for en opsigelse, som sammenblander disse forhold.

Er en opsigelse eksempelvis fuldt ud sagligt begrundet i, at du har besluttet dig for at nedlægge en medarbejders stilling, er der ingen grund til samtidig og med risiko for at skade din egen retsstilling at nævne, at medarbejderen efter din opfattelse i øvrigt ikke har ydet en tilfredsstillende indsats.

Opsigelse, begrundet i virksomhedens forhold

En opsigelse, som skyldes virksomhedens forhold eksempelvis som følge af en omstrukturering, nedlæggelse af en stilling som følge af arbejdsmangel eller af økonomiske årsager, er som udgangspunkt en fuldt ud saglig begrundelse for en opsigelse.

Men skal valget af, hvilken medarbejder, der skal opsiges, træffes blandt flere medarbejdere indenfor samme medarbejdergruppe, er det vigtigt, at du kan godtgøre, at valget er truffet ud fra saglige kriterier.

Saglige kriterier er eksempelvis, at du vælger at opsige den medarbejder, som bedst kan undværes – omstændighederne taget i betragtning – henset til kvalifikationer, erfaring, omstillingsparathed og fleksibilitet.

Skal den medarbejder, der skal opsiges, udvælges fra en gruppe af medarbejdere, som har samme eller i overvejende grad samme arbejdsfunktioner, kan du med fordel opstille de saglige kriterier, som du vil lægge til grund i udvælgelsen, og derefter rate medarbejderne individuelt via et pointsystem.

Er der i den medarbejdergruppe, blandt hvilken en eller flere medarbejdere skal opsiges, medarbejdere, der nyder en særlig beskyttelse mod opsigelse eksempelvis på grund af barsel, handicap eller lignende, bør du altid søge juridisk bistand, inden du træffer beslutning om, at en opsigelse skal effektueres overfor en sådan medarbejder.

Opsigelse, begrundet i medarbejderens forhold

En opsigelse, som er begrundet i medarbejderens forhold, kan eksempelvis skyldes manglende egnethed, samarbejdsvanskeligheder eller og for meget fravær som følge af sygdom.

Vil medarbejderen i tilfælde af opsigelse kunne rejse et krav om godtgørelse for usaglig opsigelse som beskrevet ovenfor, er det i mange situationer nødvendigt, at du forud for en opsigelse, begrundet i medarbejderens forhold, har givet medarbejderen en advarsel og dermed en mulighed for at kunne rette op på det forhold, som er utilfredsstillende.

Det kræver dog, at der er tale om forhold, som medarbejderen har en reel mulighed for at rette op på.

Er der tale om forhold, som medarbejderen efter en advarsel burde kunne rette op på, viser retspraksis, at en opsigelse uden forudgående advarsel som udgangspunkt vil blive betragtet som usaglig.

Visse tilsidesættelser af en medarbejders forpligtelser overfor sin arbejdsgiver kan – afhængigt af forholdets grovhed – berettige til en sagligt begrundet opsigelse uden forudgående advarsel. Dette gælder ifølge retspraksis især i de tilfælde, hvor en medarbejder tilsidesætter sin loyalitetsforpligtelse overfor arbejdsgiveren.

Manglende egnethed

Kan du konstatere, at en medarbejder ikke er egnet til at varetage sin stilling, og har medarbejderen været ansat tilstrækkelig længe til at kunne rejse krav om en godtgørelse i tilfælde af usaglig opsigelse, bør du – for at undgå berettiget at blive mødt med et krav om godtgørelse – sammen med medarbejderen lægge en relevant plan for en opkvalificering af medarbejderen.

Herefter bør du løbende følge overfor medarbejderen for at påse, om effekten heraf giver gevinst.  Er dette ikke tilfældet, vil medarbejderen normalt efter en forudgående advarsel sagligt kunne opsiges.

Opsiger du en medarbejder med flere års anciennitet på grund af manglende egnethed, uden at have givet en forudgående advarsel, kan det i en efterfølgende tvist om berettigelsen af en opsigelse stille dig som arbejdsgiver i en bevismæssig svær situation.

Kan årsagen til medarbejderens manglende egnethed findes i, at forudsætningerne for at kunne bestride stillingen væsentligt og pludseligt har ændret sig, bør du få undersøgt, om betingelserne for alternativt at opsige medarbejderen som følge af en omstrukturering, er til stede.

Må du erkende, at medarbejderens kvalifikationer i forhold til at kunne bestride stillingen måske aldrig har været til stede, og at du burde have taget afsked med medarbejdere på et langt tidligere tidspunkt, bør du overveje at søge rådgivning om mulighederne for eventuelt at indgå en fratrædelsesaftale med medarbejderen.

Samarbejdsvanskeligheder

Det er ifølge retspraksis en del af din ledelsesret- og pligt som arbejdsgiver, at du, hvis du konstaterer, at du har en medarbejder, som giver anledning til samarbejdsproblemer, konfronterer medarbejderen med din observation, og advarer om, at en manglende adfærdsændring vil føre til, at medarbejderen vil blive opsagt.

Sygdom

Har medarbejderen haft meget fravær som følge af sygdom, og har I uden resultat løbende afholdt sygefraværssamtaler for at afdække, om der er forhold, som I på arbejdspladsen kan tilpasse for at muliggøre en genoptagelse af arbejdet, vil en opsigelse efter længere tids sygdom kunne være saglig.

Det gælder tilsvarende, hvis betingelserne er opfyldt for at kunne opsige medarbejderen efter funktionærlovens § 120 sygedages regel.

En opsigelse på grund af sygdom vil også kunne være saglig selv efter kortere tids fravær som følge af sygdom, hvis der foreligger dokumentation for, at den samlede varighed af sygefraværet vil være omfattende.

I visse tilfælde, hvor det samlede omfang af en medarbejders sygefravær ikke har været omfattende, kan det konkrete ”sygdomsmønster” spille en afgørende rolle i forhold til saglighedsvurderingen af en opsigelse. Dette gælder eksempelvis i de tilfælde, hvor medarbejderen har usædvanligt mange korte sygeperioder – typisk placeret på fredage og eller mandage.

Skyldes medarbejderens fravær, at medarbejderen har en kronisk sygdom, som udgør et handicap, skal du være meget opmærksom på, at du efter forskelsbehandlingsloven har pligt til at forsøge at træffe hensigtsmæssige og rimelige tilpasningsforanstaltninger, som kan betyde, at medarbejderen kan beholde sit arbejde.

Ellers risikerer du, at en opsigelse vil blive anset som afgivet i strid med forskelsbehandlingsloven, hvilket ikke sjælden kan udløse et krav om en godtgørelse, svarende til mellem 9 og 12 måneders løn til medarbejderen – ud over lønnen i opsigelsesperioden.

Særligt om opsigelse efter funktionærlovens 120 sygedages regel

Følger det af din ansættelsesaftale med en funktionæransat, at funktionærlovens 120 sygedages regel finder anvendelse, kan medarbejderen opsiges med et varsel på løbende måned plus en måned, hvis betingelserne for at bringe 120 sygedages reglen i øvrigt er opfyldt.

Det gælder, selvom medarbejderen i andre situationer være berettiget til et måske meget længere opsigelsesvarsel efter funktionærlovens normale opsigelsesregler.

Når man skal optælle de 120 sygedage, regnes også weekender og normale arbejdsfrie dage med, hvis medarbejderen har haft en fortløbende sygdomsperiode. Sygdom fra og med en fredag til og med en mandag udgør således 4 sygedage i forhold til 120 sygedages reglen.

Har medarbejderen derimod haft delvise sygedage, medregnes alene det faktiske sygefravær.

Kan medarbejderen på grund af sygdom kun udføre sit arbejde på deltid, har du ikke pligt til at tage imod medarbejderens delvise arbejdskraft.

Du kan i denne situation vælge at betragte medarbejderen som sygemeldt i fuldt omfang med den konsekvens, at alle sygedage kan medregnes i forhold til 120 sygedages reglen, indtil medarbejderen måtte være i stand til at genoptage sit arbejde i fuldt omfang. Er du berettiget til at få sygedagpengerefusion under medarbejderen sygefravær, gælder dette også fuldt ud i denne situation.

De 120 sygedage skal være placeret i løbet af 12 fortløbende måneder. Månederne følger ikke kalenderåret, men regnes fra en vilkårlig dato og 12 måneder frem.

Graviditetsbetinget sygdom – herunder sygefravær i forbindelse med graviditet udenfor livmoderen – kan ikke medregnes i de 120 sygedage.

Sygefravær som skyldes, at en medarbejder har en handicapbetinget lidelse, kan kun tælles med i de 120 sygedage, hvis du kan dokumentere, at du forgæves har forsøgt at foretage eller tilbudt at foretage rimelige tilpasningsforpligtelser på din virksomhed, uden at dette har muliggjort, at medarbejderen har kunnet genoptage arbejdet.

En opsigelse efter 120 sygedages reglen skal afgives i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage, og mens medarbejderen endnu er syg, og den 120. sygedag skal være gået, før du afgiver opsigelsen.

Du kan miste din mulighed for at opsige en funktionær med det korte varsel efter 120 sygedages reglen, hvis du venter for længe med at afgive opsigelsen.

Retspraksis viser, at en opsigelse, som er effektueret på den 130. sygedag, ikke er afgivet rettidigt.

Derimod er der eksempler på, at en opsigelse efter 120 sygedages reglen er afgivet rettidigt på den 129,5 sygedag.

Skal en advarsel forsynes med en frist?

Det afhænger helt af baggrunden for en advarsel, om den skal indeholde en frist indenfor hvilken, medarbejderen skal have vist, at den pågældende har været i stand til at rette for sig.

Fastsætter du en frist, og lykkes det for medarbejderen at rette for sig, vil advarslen efter udløbet af fristen anses som bortfaldet.

Er baggrunden for en advarsel, at medarbejderen har handlet illoyalt eller udvist en adfærd, som du anser som uacceptabel, er der ikke grundlag for at fastsætte nogen frist.

Er forholdet tilstrækkeligt groft, bør det fremgå af din advarsel til medarbejderen, at den omhandlede adfærd skal ophøre straks, og at en fremtidig gentagelse vil udløse en opsigelse eller en bortvisning, afhængigt af forholdets grovhed.

Handler advarslen derimod eksempelvis om, at medarbejderens arbejdsindsats har været mangelfuld, bør du fastsætte en rimelig frist indenfor hvilken, medarbejderen får mulighed for at vise, at den pågældende kan rette op på det påtalte forhold. Lykkes dette for medarbejderen, bortfalder advarslen.

Opsigelsesvarslet

Hvor langt et opsigelsesvarsel, du skal give en medarbejder, afhænger af, om ansættelsesforholdet er omfattet af funktionærloven, en overenskomst eller – hvis ingen af delene er tilfældet – hvad der er aftalt herom i din ansættelseskontrakt med medarbejderen.

De varsler, som er fastsat i funktionærloven, er følgende:

Har I skriftligt aftalt prøvetid i de første 3 måneder af ansættelsen, kan opsigelse ske med et varsel på 14 dage til fratrædelse senest samtidig med, at prøvetiden udløber.

Efter at prøvetiden er udløbet, kan ansættelsesforholdet opsiges med disse opsigelsesvarsler til udgangen af en måned:

Inden 5 måneders ansættelse med prøvetid: 1 måneds varsel

Inden 2 år og 9 måneder: 3 måneders varsel

Inden 5 år og 8 måneder: 4 måneders varsel

Inden 8 år og 7 måneder: 5 måneders varsel

Herefter: 6 måneders varsel

Har I skriftligt aftalt, at 120 sygedages reglen i funktionærloven gælder, kan medarbejderen opsiges med én måned til udgangen af en måned, hvis medarbejderen inden for de senest 12 måneder har modtaget løn under sygdom i ialt 120 dage. Det er en forudsætning, at opsigelsen sker i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage, og mens medarbejderen fortsat er syg.

Ønsker du at bringe en aftale med en elev eller læring til ophør, kan dette ifølge erhvervsuddannelsesloven ske med dags varsel i de første 3 måneder, hvorefter uddannelsesaftalen er uopsigelig.

Skoleophold medregnes ikke i prøvetiden for elever og lærlinge.

Prøvetiden forlænges tilsvarende, hvis eleven eller lærlingen er fraværende i mere end 1 måned af prøvetiden på grund af sygdom, supplerende skoleundervisning, har barselsrelateret orlov eller har nedsat arbejdstid eller aftalefrihed på grund af særlige forhold.

Afholdelse af ferie i opsigelsesperioden

Har du inden opsigelsen indgået aftale med medarbejderen om, at medarbejderen i den periode, hvor opsigelsesvarslet kommer til at løbe, skal holde restferie, opretholdes denne aftale, uanset din opsigelse.

Du kan i øvrigt pålægge medarbejderen at holde restferie i opsigelsesperioden, hvis du varsler dette med 1 måneds varsel.

Har I inden opsigelsen indgået aftale om, at medarbejderen skal holde sin hovedferie i den periode, hvor opsigelsesvarslet kommer til at løbe, kan medarbejderen med henvisning til din opsigelse vælge at annullere aftalen herom.

Du vil i så fald alene kunne pålægge medarbejderen at holde sin hovedferie i opsigelsesperioden, hvis du varsler dette med 3 måneders varsel, alternativt forlænger opsigelsesvarslet med antallet af feriedage.

Når du opgør, hvor meget ferie, medarbejderen har til gode, så husk, at du også med respekt af ferielovens varslingsregler kan pålægge medarbejderen at holde ferie, der optjenes i selve opsigelsesperioden. Dette gælder dog ikke den ferie, som medarbejderen optjener i den sidste måned under ansættelsesforholdet.

Har du inden opsigelsen givet medarbejderen lov til at holde ferie på forskud, som den pågældende ikke fuldt ud kan nå at optjene i opsigelsesperioden, så husk, at du efter ferieloven har ret til at modregne den afholdte ferie på forskud, som ikke kan nå at blive udlignet, i medarbejderens tilgodehavende løn og feriebetaling.

Fritstilling eller suspension i opsigelsesperioden?

I visse situationer kan det være mest hensigtsmæssigt, at medarbejderen i opsigelsesperioden eller en del af denne ikke skal møde på arbejde som sædvanligt. Det kan eksempelvis skyldes, at der er tale om en ledende medarbejder eller en medarbejder, hvis stilling, du nedlægger.

Uanset, om du helt eller delvist fritager medarbejderen fra sin arbejdsforpligtelse i opsigelsesperioden, skal medarbejderen fortsat overholde sin loyalitetsforpligtelse overfor din virksomhed, hvilket blandt andet betyder, at medarbejderen ikke må udføre arbejde for konkurrerende virksomhed.

Der er stor forskel på reglerne afhængigt af, om du vælger at fritstille eller at suspendere medarbejderen.

Fritstiller du medarbejderen, giver du fuldstændigt afkald på at benytte dig af medarbejderens arbejdskraft i opsigelsesperioden.

Vælger du derimod at suspendere medarbejderen, skal medarbejderen som udgangspunkt ikke længere have sin daglige gang på arbejdspladsen, men skal holde sig til rådighed for evt. henvendelse fra din side.

Du kan i øvrigt læse mere om forskellene for hhv. fritstilling og suspension umiddelbart nedenfor.

Fritstilling 

Vælger du at fritstille medarbejderen i opsigelsesperioden, giver du fuldstændig afkald på at benytte dig af medarbejderens arbejdskraft frem til opsigelsesperiodens udløb.

Medarbejderen kan i denne situation frit påtage sin ny beskæftigelse under forudsætning af, at medarbejderen ikke beskæftiger sig med konkurrerende virksomhed.

Du behøver ikke at pålægge medarbejderen at holde ferie i fritstillingsperioden, idet medarbejderen automatisk vil blive anset for at holde lige som meget ferie, som du efter reglerne i  i ferieloven kunne have pålagt medarbejderen at holde.

Opnår medarbejderen ny beskæftigelse i fritstillingsperioden, kan indtægter herfra modregnes i din lønudbetaling til medarbejderen. For funktionæransatte gælder dog, at den nye indtægt, funktionæren har i hele fritstillingsperioden først kan modregnes efter, at funktionæren har været fritstillet i 3 hele kalendermåneder.

Er en aftale om en fritstilling kommet i stand på baggrund af et ønske fra en funktionæransat medarbejder, kan I dog gyldigt aftale, at du vil kunne modregne anden lønindtægt i hele fritstillingsperioden.

Som fritstillet medarbejder har man pligt til at begrænse arbejdsgivers udgifter til løn i fritstillingsperioden.

Det betyder, at man skal søge ny passende beskæftigelse med henblik på at arbejdsgiverens pligt til fortsat at betale løn bliver begrænset.

Tabsbegrænsningspligten indtræder dog for funktionæransatte medarbejdere først, når medarbejderen har været fritstillet i 3 hele kalendermåneder.

Suspension

Vælger du at suspendere en opsagt medarbejder, skal medarbejderen stå til rådighed for at besvare henvendelse fra din side.

Så længe medarbejderen skal stå til rådighed, kan medarbejderen som udgangspunkt ikke påtage sig ny beskæftigelse med mindre, at den pågældende er i stand til at varetage sin nye beskæftigelse samtidig med, at den pågældende overholder sin rådighedspligt overfor din virksomhed. Er dette tilfældet vil du ikke kunne modregne medarbejderens indtægt fra den pågældendes nye beskæftigelse.

En suspenderet medarbejder kan endelig kun anses for at holde ferie i opsigelsesperioden, hvis det udtrykkeligt er varslet efter ferielovens regler overfor den pågældende specifikt, hvornår ferien skal holdes.

Har medarbejderen en konkurrencebegrænsende klausul?

Har medarbejderen i forbindelse med ansættelsen i din virksomhed påtaget sin en kunde- og eller konkurrenceklausul, er det vigtigt, at du forholder dig til, hvordan du stiller dig i den sammenhæng.

Når det er dig, der opsiger medarbejderen, vil en konkurrenceklausul kun træde i kraft, når opsigelsesperioden er udløbet, hvis medarbejderen selv har givet rimelig anledning til opsigelsen.  Derimod vil en kundeklausul blive virksom efter fratrædelsen, uanset årsagen til opsigelsen.

Reglerne om kunde- og konkurrenceklausuler er blevet ændret flere gange hen over årene. Dette gælder ikke mindst i forhold til bestemmelserne om kompensation for klausuler, og om, hvilke medarbejdere, der gyldigt kan påtage sig en konkurrenceklausul og konsekvenserne af, at du måtte beslutte at opsige en i øvrigt gyldig klausul i forbindelse med medarbejderens fratrædelse.

Det er derfor vigtigt, at du søger juridisk bistand til at få klarlagt vilkårene og mulighederne i netop din situation.

Læs mere om ansættelsesklausuler her

Fratrædelsesaftale – et alternativ til en opsigelse?

Et alternativ til en opsigelse af en medarbejder kan i mange tilfælde være en fratrædelsesaftale, hvor du sammen med medarbejderen finder frem til de samlede vilkår for medarbejderens fratrædelse.

En fratrædelsesaftale kan eksempelvis være en fornuftig måde at få afviklet et ansættelsesforhold på i en situation, hvor der kan være tvivl om, hvorvidt en opsigelse af medarbejderen ville være sagligt begrundet.

Det er vigtigt, at man i en fratrædelsesaftale kommer hele vejen rundt om alle relevante krav parterne imellem således, at begge parter ved aftalens indgåelse har klarhed over alle rettigheder og pligter, som der med aftalen gøres op med.

For at du sikrer dig, at du med aftalen bliver gjort op med samtlige relevante krav parterne imellem, er det vigtigt, at du søger juridisk bistand i den forbindelse.

Læs mere om fratrædelsesaftale her

Fratrædelsesgodtgørelse

Medarbejdere med en vis anciennitet kan have krav på en fratrædelsesgodtgørelse i forbindelse med en opsigelse fra din side.

Retten hertil kan følge af både funktionærloven og af en overenskomst, som ansættelsesforholdet med medarbejderen er omfattet af.

Fratrædelsesgodtgørelse efter funktionærlovens § 2a

En funktionær har ret til fratrædelsesgodtgørelse efter funktionærlovens § 2a ved opsigelse fra din side, hvis medarbejderen på fratrædelsestidspunktet har været ansat i hhv. 12 eller 17 år.

Godtgørelsen udgør i givet fald hhv. 1 eller 3 måneders løn.

Godtgørelse skal pr. måned udgøre et beløb, som svarer til funktionærens sædvanlige månedsløn tillagt alle faste lønanden inkl. virksomhedens eventuelle pensionsbidrag.

Der skal ikke betales feriegodtgørelse af godtgørelsen.

Godtgørelsen er endelig undergivet en særlig beskatningsregel, som følger af ligningslovens § 7u.

Ret til fratrædelsesgodtgørelse efter en overenskomst

Som nævnt kan retten til en fratrædelsesgodtgørelse også følge af en overenskomst. Dette gælder eksempelvis, hvis et ansættelsesforhold er omfattet af Lederaftalen, indgået mellem Lederne og Dansk Arbejdsgiverforening.

Gælder Lederaftalen for ansættelsesforholdet, har lederen krav på fratrædelsesgodtgørelse, svarende til 3 måneders løn, hvis:

– Ansættelsesforholdet opsiges fra virksomhedens side,

– Medarbejderen har været ansat som leder i 10 år

– Lederen er fyldt 50 år og er ikke fyldt 65 år på fratrædelsestidspunktet

Tjekliste, når din medarbejder fratræder

Anvend denne tjekliste, når medarbejderen fratræder. Tjeklisten indeholder svar på de fleste af de praktiske spørgsmål, der erfaringsmæssigt melder sig i den forbindelse.

Tjeklisten er dog ikke udtømmende, idet den ikke kan tage højde for lige netop de specifikke vilkår, som du kan have aftalt med en medarbejder.

Orientering til resten af virksomheden om fratrædelsen

Det kan anbefales, at du i forbindelse med opsigelsen aftaler med den opsagte medarbejder, hvordan du kan orientere resten af virksomheden om, at medarbejderen fratræder.

Har du ikke en aftale med medarbejderen herom, skal du for at overholde persondatalovgivningen sørge for, at din orientering sker så neutralt som muligt.

Har du eksempelvis opsagt medarbejderen på grund en utilfredsstillende arbejdsindsats, kan du i din orientering om opsigelsen oplyse, at du har valgt at tage afsked med den pågældende medarbejder.

Dagpengegodtgørelse

Når medarbejderen fratræder, skal du betale dagpengegodtgørelse (”G-dage”) for 2 dage, hvis:

– Du har opsagt medarbejderen uden at medarbejderen selv har givet anledning hertil,

– Den opsagte medarbejder er medlem af en A-kasse

– Den opsagte medarbejder er medlem er arbejdsløs efter fratrædelsen og aktivt arbejdssøgende fra første ledighedsdag

– Medarbejderen har inden for de sidste fire uger inden fratrædelsen været beskæftiget i mindst 74 timer, svarende til to uger på fuld overenskomstmæssig arbejdstid.

En hel ”G-dag” koster DKK 892,- og en halv G-dag (ledighed på 4 timer eller derunder) koster DKK 446,- i 2021.

Afregning af ferie ved fratrædelsen

Den optjente og ikke afholdte ferie, som medarbejderen har til gode på fratrædelsestidspunktet, skal du indbetale til Feriekonto som feriegodtgørelse senest den 7. i den anden måned efter fratrædelsen.

Vær dog opmærksom på, at hvis ansættelsesforholdet har været omfattet af en overenskomst, kan overenskomsten indeholde særlige regler om håndtering af tilgodehavende ferie på fratrædelsestidspunktet.

Har medarbejderen under ansættelsen optjent ret til løn under ferie, beregnes tilgodehavende feriegodtgørelse på fratrædelsestidspunktet med 12,5 % af medarbejderens løn i optjeningsåret med fradrag af løn, udbetalt under ferie samt fradrag af ferietillæg, udbetalt optjeningsåret.

Tilgodehavende ferietillæg på fratrædelsestidspunktet er indeholdt i de 12,5 % feriegodtgørelse, som du skal indbetale til FerieKonto.

Har den opsagte medarbejder under ansættelsen løbende opsparet feriegodtgørelse med 12,5 %, afregnes denne månedsvis også for den sidste måned, medarbejderen er ansat.

Husk altid, at du i dit lønsystem skal registrere en fratrædelsesdato på medarbejderen i den måned, hvor ansættelsesforholdet slutter.

Feriefridage

Hvis medarbejderen har været omfattet af en feriefridagsordning under ansættelsen, skal du afregne tilgodehavende feriefridage sammen med den sidste løn til medarbejderen, hvis medarbejderen er berettiget hertil ifølge jeres feriefridagsordning.

Lønberegning, hvis medarbejderen fratræder midt i en måned

Hvis medarbejderen været ansat i maksimalt 5 dage ugentligt og fratræder midt i en måned, kan du beregne lønnen for fratrædelsesmåneden som 4,8% af medarbejderens løn pr. måned ganget med antallet af de arbejdsdage, som medarbejderen har været ansat i den sidste måned.

Hvis medarbejderen har haft en 6 dages arbejdsuge, foretager du beregningen med 4 % af månedslønnen for hver arbejdsdag frem til fratrædelsen.

Tilbagelevering af virksomhedens ejendele

Inden medarbejderen fratræder, er det vigtigt, at du sørger for at have overblikket over, hvilke effekter, der tilhører virksomheden, og som medarbejderen skal levere tilbage – eksempelvis nøgler til virksomheden, mobiltelefon, bærbar pc, koder.

Du bør i den forbindelse indgå en skriftlig aftale med medarbejderen om:

– Hvilke effekter, der skal leveres tilbage

– Hvor de skal afleveres

– Til hvem de skal afleveres

– Hvornår de skal afleveres

Persondata

I forbindelse med medarbejderens fratrædelse skal du sørge for, at eventuelle slette billeder af og navnet på medarbejderen på din virksomheds hjemmeside og evt. andre sociale medier.

Du skal ligeledes sørge for at dine registreringer af medarbejderens personnummer.

Andre personfølsomme oplysninger om medarbejderen skal også slettes med mindre, at det tjener et nødvendigt og sagligt formål fortsat at opbevare dem.

Personfølsomme oplysninger om medarbejderen, som du kan have behov for fortsat at opbevare for at kunne dokumentere eller forsvare din virksomheden mod retskrav, der følger af lov eller overenskomst, kan du dog opbevare i op til 5 år efter at medarbejderen er fratrådt.

Lukning af medarbejderen personlige firmamailkonto

Lukker du ikke den fratrådte medarbejders personlige mailkonto samtidig med fratrædelsen, skal du sørge for at sætte et autosvar på medarbejderens mailkonto med oplysning om, at mailkontoen ikke længere er aktiv.

Så længe mailkontoen fortsat holdes åben, skal du sørge for, at det kun er få og betroede personer, som har adgang til kontoen.

Ifølge Datatilsynet skal en mailkonto lukkes så hurtigt som muligt og senest 12 måneder efter, at medarbejderen er fratrådt.