FAQ om ansættelse af medarbejder

I denne FAQ finder du svar på de typiske spørgsmål, som melder sig, når man skal ansætte en ny medarbejder.

Udarbejdet af Tina Raben Skaarup

Når du skal ansætte en ny medarbejder, skal du gå grundigt til værks, så du får ansat den rigtige medarbejder. Fejlansættelser kan koste dyrt – både økonomisk og ressourcemæssigt.

Samtidig er der helt fra du beslutter dig for at ville ansætte en ny medarbejder til du har fundet den rigtige kandidat til stillingen i din virksomhed en række juridiske forhold, du skal være opmærksom på.

Det gælder lige fra du skal formulere stillingsopslaget, modtager stillingsansøgninger, afholder jobsamtaler, indhenter eventuelle referencer, skal give nogle af ansøgerne et afslag og til at du skal afdække, hvilke ansættelsesvilkår, du vil tilbyde den rette ansøger.

Alt dette kan du læse mere om i denne FAQ.

Hvad skal du være opmærksom på, når du annoncerer efter en ny medarbejder?

Når du beskriver, hvilken profil, du søger, er det vigtigt, at du ikke kommer til at formulere dette således, at du uforvarende risikerer at bringe dig på kant med fx ligebehandlingsloven eller forskelsbehandlingsloven.

Undgå derfor i din annoncering at formulere stillingsopslaget således, at det kunne forstås på den måde, at du foretrækker ansøgere af et bestemt køn, en bestemt alder, eller at du kommer til at signalere, at du foretrækker/ikke ønsker ansøgere af en bestemt race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering eller national, social eller etnisk oprindelse eller med et handicap.

Hvad skal du huske at oplyse overfor jobansøgerne?

Når du modtager jobansøgninger, følger det af persondatareglerne, at du har pligt til som minimum at oplyse jobansøgerne om følgende:

1. Hvornår du sletter hhv. ansøgning og CV fra de ansøgere, som ikke får tilbudt stillingen – eksempelvis efter 6 måneder – og samtidig skal du huske at oplyse, at ansøgerne kan bede om at få oplysningerne slettet på et tidligere tidspunkt,

2. At du vil gemme hhv. jobansøgningen og CV fra den kandidat, som får tilbudt stillingen i den pågældendes kommende personalefil i din virksomhed,

3. At de oplysninger, I modtager fra jobansøgerne behandles i fortrolighed og således, at de kun vil kunne tilgås af de personer på din virksomhed og et eventuelt rekrutteringsbureau, som er direkte involveret i rekrutteringsprocessen

4. Hvilke kategorier af oplysninger, som I behandler i rekrutteringsfasen

5. Det retsgrundlag, som I behandler personoplysningerne ud fra

6. Hvem vil I dele oplysningerne med – eksempelvis dine rådgivere

7. Angivelse af, hvorfra dine personoplysninger om ansøgeren stammer

8. Hvordan du vil sørge for at opbevare personoplysningerne om ansøgerne

9. Retten for ansøgerne til at få aktindsigt i de oplysninger, som du registrerer om dem og retten til at de kan kræve at få urigtige oplysninger slettet

10. At hvis jobansøgerne er utilfredse med den måde, du behandler deres personoplysninger på, kan de klage til Datatilsynet

En enkel måde at opfylde ovennævnte krav på, er at du sørger for at give ansøgerne oplysningerne sammen med din bekræftelse på, at du har modtaget deres ansøgning.

Hvad må du spørge om under jobsamtalen?

Du må under jobsamtalen spørge ind til alle de forhold, som er relevante og saglige i forhold til, hvad du har brug for at vide om ansøgeren for at kunne vurdere, om den pågældende har de rette kvalifikationer mv. for at kunne varetage stillingen med succes.

Vær opmærksom på, at en ansøger af egen drift har pligt til at oplyse, hvis den pågældende   er bekendt med at lide af en sygdom eller har symptomer på en sygdom, som vil have væsentlig betydning for lønmodtagerens arbejdsdygtighed i forbindelse med det konkrete job.

Du har også ret til at spørge ind til dette under jeres samtale. Det vil dog være i strid med lov om brug af helbredsoplysninger mv. på arbejdsmarkedet, hvis du spørger ind til ansøgerens helbred helt generelt.

Er ansøgeren med i opløbet om at få stillingen, må du gerne spørge ind til, om ansøgeren vil kunne afgive en pletfri straffeattest eller børneattest, hvis dette er relevant for det pågældende arbejde.

Der er visse emner, som vi helt generelt vil anbefale dig at undlade at spørge ind til. Det drejer sig om følgende emner:

– Alder

– Handicap

– Familieplaner

– Graviditet

– Religion, politisk overbevisning og seksualitet

– Fagforeningsmedlemsskab

Årsagen til, at du helt bør afstå fra at spørge ind til ovenstående er, at hvis medarbejderen ikke får tilbudt stillingen, og er af den opfattelse, at dette skyldes, at du ved dit afslag har lagt vægt på oplysninger af denne karakter, risikerer du at blive mødt med et krav om godtgørelse efter eksempelvis ligebehandlingsloven eller forskelsbehandlingsloven.

Skal du gøre brug af referencer?

Nej. Du har ikke pligt til at gøre brug af referencer, når du skal ansætte en ny medarbejder, men det kan anbefales, at du overvejer at gøre det.

Ved at gøre brug af referencer kan du få et endnu bedre helhedsbillede af ansøgeren i forhold til den konkrete stilling.

Hvis du overvejer at gøre brug af referencer, skal du være opmærksom på, at dette kræver en udtrykkelig accept fra ansøgernes side. Det følger af persondatareglerne. Du bør indhente denne accept fra ansøgeren på skrift, dvs. få ansøgeren til at skrive under på, at ansøgeren har godkendt dette.

Hvordan formulerer du et afslag?

Er der ansøgere, som du sorterer fra allerede i den indledende fase, bør du give dem et afslag hurtigt.

Det er vigtigt, at du i afslaget både overfor disse ansøgere og overfor de øvrige ansøgere, som du må give et afslag, når du har fundet den rette person til jobbet betoner, at du herved har lagt vægt på saglige kriterier i din udvælgelse. Dette kan eksempelvis være, at du har valgt at gå videre med den eller de ansøgere, som du vurderer, vil være de bedste til at kunne matche de forventninger, du har til en medarbejder, som skal bestride den pågældende stilling.

På den måde bliver det tydeligt for alle de ansøgere, som ikke får jobbet, at du ikke har lagt vægt på kriterier, som kan betragtes som ulovlig forskelsbehandling.

Hvornår skal du lave en ansættelseskontrakt?

Skal du ansætte en medarbejder i mere end 8 timer ugentligt og for en periode på mere end en måned, er det efter ansættelsesbevisloven et krav, at du senest en måned efter, at medarbejderen har tiltrådt stillingen, sørger for at give medarbejderen en ansættelseskontrakt, som opfylder ansættelsesbevislovens krav.

Er ansættelsesforholdet omfattet af en overenskomst, vil der i overenskomsten kunne være fastsat regler, som medfører, at du har pligt til at udarbejde ansættelseskontrakten allerede fra et tidligere tidspunkt.

Uanset, at du efter ansættelsesbevisloven kan vente med at udarbejde en ansættelseskontrakt indtil en måned efter, at medarbejderen er tiltrådt, bør du sørge for, at der foreligger en kontrakt i underskrevet stand allerede inden, medarbejderen tiltræder stillingen. Det skyldes, at der kan være risiko for, at der i modsat fald kan opstå uenighed om de aftalte vilkår for ansættelsen.

Foreligger der ikke en underskrevet ansættelseskontrakt, når medarbejderen tiltræder stillingen, kan du ikke dokumentere, at du eksempelvis med en funktionæransat medarbejder er aftalt prøvetid. Det kan betyde, at du ved opsigelse af medarbejderen i løbet af den første måned kan blive nødsaget til at opsige medarbejderen med en måneds varsel til udgangen af en måned i stedet for de 14 dage, som følger af bestemmelsen om prøvetid i funktionærloven.

På tilsvarende vis bør der også foreligge en underskrevet kontrakt inden tiltrædelse, selvom medarbejderen kun skal arbejde hos dig i maksimalt en måned. Ellers kan du i tilfælde af uenighed få problemer med at dokumentere, at ansættelsesaftalen alene er tidsbegrænset og af kort varighed.

Hvilke ansættelsesvilkår skal du aftale?

Bortset fra ferieloven, som omfatter alle lønmodtagere, vil de ansættelsesvilkår, der skal gælde for din ansættelsesaftale med din nye medarbejder, i vid udstrækning afhænge af, om ansættelsesforholdet er omfattet af funktionærloven og/eller en overenskomst.

Funktionærloven

Skal medarbejderen ansættes i en stilling, som er omfattet af funktionærloven, medfører dette, at de regler, der følger af loven, vil skulle iagttages. Det gælder eksempelvis lovens regler om:

– Opsigelsesvarsler

– Løn under sygdom

– Løn under barsel

– Fratrædelsesgodtgørelse

– Godtgørelse ved usaglig opsigelse

– Hhv. arbejdsgivers og funktionærens misligholdelse af ansættelsesforholdet

– Efterløn ved funktionærens død

Det følger af funktionærloven, at lovens bestemmelser ikke kan fraviges til skade for funktionæren.

Overenskomst

Er ansættelsesforholdet omfattet af en overenskomst, gælder overenskomstens regler for ansættelsesforholdet eventuelt i kombination med funktionærloven, hvis ansættelsesforholdet også er omfattet af denne lov.

Er ansættelsesforholdet omfattet af en overenskomst, vil der i denne typisk være bestemmelser om eksempelvis:

– Løn

– Pensionsbidrag

– Fritvalgskonto

– Opsigelsesvarsel

– Arbejdstid

– Løn under sygdom efter opnåelse af en bestemt anciennitet og i en tidsbegrænset periode

– Kompensation for mer- og overarbejde

– Feriefridage ud over ferie ifølge ferieloven

– Overenskomstfastsatte betalte fridage i øvrigt

– Løn under barsel

– Betalt efteruddannelse

Visse overenskomster for ikke-funktionærer giver desuden medarbejderne på overenskomstens område vilkår, som man kalder funktionærlignende vilkår. Dette kan eksempelvis betyde, at medarbejdere, som har opnået en vis anciennitet, bliver berettiget til krav på opsigelsesvarsler, svarende til de opsigelsesvarsler, der følger af funktionærloven samt ret til løn under sygdom.

Ikke-funktionær, ansat udenfor overenskomst

Er ansættelsesforholdet hverken omfattet af funktionærloven eller af en overenskomst, vil der i høj grad være aftalefrihed i forhold til, hvilke vilkår, der skal gælde for ansættelsesforholdet.

Dette gælder især i forhold til:

– Løn

– Merarbejde

– Løn under sygdom

– Opsigelsesvarsler

Hvad gælder om tidsbegrænset ansættelse?

Et tidsbegrænset ansættelsesforhold er eksempelvis relevant, hvis du har brug for en medarbejder, som kan erstatte en anden medarbejder under barsel eller sygdom eller hvis du har en særlig opgave, som skal løses indenfor en afgrænset periode, hvorefter du ikke længere har behov for den tidsbegrænsede periode.

Når ansættelseskontrakten er gjort tidsbegrænset, ophører ansættelsesforholdet uden yderligere varsel, når det forudsatte fratrædelsestidspunkt er nået.

Selvom du kun har ansat en medarbejder for en tidsbegrænset periode, bør du sikre i kontrakten, at ansættelsesforholdet kan opsiges til fratrædelse på et tidligere tidspunkt efter de regler, der i øvrigt gælder for ansættelsesforholdet, ligesom du bør overveje at betinge ansættelsesforholdet med en tidsbegrænset funktionær af, at funktionærlovens regler om hhv. prøvetid og 120 sygedages reglen finder anvendelse.

Vær i øvrigt opmærksom på, at hvis ansættelsesaftalen er omfattet af funktionærloven, og det skriftligt med henvisning til funktionærlovens § 2, stk. 4 er aftalt, at arbejdet af rent midlertidig karakter af ikke over en måneds varighed, kan ansættelsesforholdet undervejs opsiges af begge parter med dags varsel.

Ansættelsesvilkårene for en medarbejder, som alene ansættes for en tidsbegrænset periode, må ikke være mindre gunstige end de vilkår, som gælder for en sammenlignelig fastansat, hvis baggrunden herfor alene skyldes, at ansættelsesaftalen er tidsbegrænset, og den ikke er begrundet i objektive forhold. Tidsbegrænset ansatte medarbejdere har i øvrigt ret til at blive informeret om, hvilke ledige stillinger, der måtte komme på virksomheden.

Bliver det relevant at forlænge en tidsbegrænset ansættelse, kan dette ske uden problemer, forudsat, at det sker på grund af en objektiv årsag. Men en tidsbegrænset forlængelse af et ansættelsesforhold, som alene er begrundet et ønske om at omgå de opsigelsesregler, som eller ville finde anvendelse vil anses for at være i strid med lov om tidsbegrænset ansættelse.

Hvis en medarbejders rettigheder i henhold til lov om tidsbegrænset ansættelse krænkes, vil medarbejderen kunne få tilkendt en godtgørelse.