Kontrolpakken

Hvad er kontrolpakken?

Erhvervsstyrelsens såkaldte ”Kontrolpakke” trådte i kraft den 1. januar 2021 og gælder for alle selskaber, der er omfattet af selskabsloven. Initiativet kommer i kølvandet på de seneste års afsløringer af sager om økonomiske svindel blandt danske virksomheder. Formålet med kontrolpakken er altså at øge kontrollen med selskaber på regnskabs- og selskabsområdet og mindske risikoen for alvorlig økonomisk svindel, herunder skatteunddragelse.

Kontrolpakken indeholder helt overordnet

– En ændring af selskabsloven

– En ændring af årsregnskabsloven

– En ændring af revisorloven

Disse ændringer har medført

1. At der nu gælder nye krav til opbevaring af selskabsdokumenter

2. At kontrollen med selskabers registreringer og faktiske virksomhed skærpes

3. At Erhvervsstyrelsen har fået en række indgribende beføjelser

Nye krav til opbevaring af selskabsdokumenter

Det er først og fremmest centralt at fastlægge, hvad der forstås ved et selskabsdokument. Et selskabsdokument er et dokument, som et selskab ifølge selskabsloven skal udarbejde.

Eksempler på selskabsdokumenter er:

• Generalforsamlingsprotokollater
• Ejerbøger
• Stiftelsesdokumenter
• Vedtægter

Som angivet ovenfor indebærer kontrolpakken, at der gælder nye regler for opbevaring af selskabsdokumenter. Ifølge de nye regler skal direktionen i et selskab opbevare selskabsdokumenter i minimum 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumentet omhandler. Denne forpligtelse har til formål at sikre, at et selskab er i stand til at fremvise sine dokumenter, hvis dette bliver nødvendigt. Selv ved et selskabs opløsning har den senest registrerede direktion pligt til at opbevare selskabsdokumenterne i overensstemmelse med ovenstående krav.

Selskabsdokumenter kan opbevares fysisk hos selskabet selv, hos tredjemand eller elektronisk.

Opbevares selskabsdokumenterne fysisk hos selskabet, stilles der krav til, at opbevaringen så vidt muligt sikrer dokumenterne mod uventede begivenheder såsom brand, vandskade eller tyveri. Opbevares dokumenterne hos tredjemand, er det en betingelse, at selskabets direktion på trods heraf til hver en tid kan tilgå sine dokumenter. Sidst men ikke mindst stilles der ved elektronisk opbevaring krav til, at der laves en backup af dokumenterne, således at deres eksistens sikres mod teknisk forårsaget udslettelse.

Vi kan hjælpe dig, så du er sikker på, at dine selskabsdokumenter opbevares på behørig vis. Vi tilbyder elektronisk opbevaring af dine selskabsdokumenter i skyen. Dette gælder både de dokumenter, du har købt hos os, såvel som dine øvrige dokumenter.

Her kan du læse mere om, hvornår selskabet skal udlevere sin ejerbog til andre.

Skærpet kontrol med selskaber

Kontrolpakken stiller ikke kun skærpede krav til opbevaringen af selskabsdokumenter. Den giver også Erhvervsstyrelsen en række nye, mere eller mindre indgribende beføjelser til at føre kontrol med danske selskabers virksomhedsførelse.

Først og fremmest har Erhvervsstyrelsen fået en øget adgang til at kontrollere, at de anmeldelser, styrelsen modtager, er korrekte og i overensstemmelse med de selskabsretlige krav. Denne kontrol indebærer blandt andet en adgang til at kontrollere rigtigheden af registreringer såsom stiftelse, spaltning og fusion af selskaber samt en adgang til at kontrollere, om allerede registrerede oplysninger er korrekte. Erhvervsstyrelsens mulighed for at foretage kontrol understøttes af, at styrelsen har fået beføjelse til at anmode selskaber om deres oplysninger for at sikre, at disse stemmer overens med selskabets registreringer samt gældende lovkrav. Dette kan for eksempel indebære en kontrol af, om selskabet har det fornødne kapitalgrundlag, eller om selskabets officielle direktion reelt leder selskabet. Du kan tillige læse mere om hvem om hvad der skal registerets omkring et selskabs reelle ejere her: reelle ejere

Hvis du laver omstrukturering af virksomheden f.eks. med etablering af holdingselskab skal du huske at opdatere dine registreringer. Du kan læse mere om fordele ved omstrukturering af virksomhed her: Fordele ved holdingselskab og omstrukturering

Hvad sker der, hvis ikke du lever op til kontrolpakken?

Stemmer den officielle ledelse ikke overens med den faktiske ledelse, har Erhvervsstyrelsen ret til at afregistrere den registrerede ledelse. Har styrelsen mistanke om, at selskabets registrerede oplysninger er forkerte, kan den indhente udtalelser fra revisorer eller advokater med henblik på at få kortlagt selskabets forhold.

Med et Start-up eller SMV abonnement hos Dokumenter.dk kan du nemt overholde kontrolpakken

Læs mere om abonnement på Dokumenter.dk

Erhvervsstyrelsen har endvidere adgang til at tvangsopløse selskaber, der ikke overholder styrelsens påbud og anmodning om oplysninger, og kan desuden tilbagekalde offentliggjorte årsrapporter, hvis de er misvisende og mangelfulde.

Sidst indebærer kontrolpakken, at Erhvervsstyrelsen kan undersøge, om et selskab rent faktisk driver virksomhed på den adresse, hvor virksomheden er registreret – dette kaldes udgående kontrol.

Hvorfor lave en kontrolpakke?

Ovenstående krav til opbevaring af selskabsdokumenter samt indførelsen af Erhvervsstyrelsens kontrolmekanismer har alle til formål at gøre det lettere for Erhvervsstyrelsen at sikre en lovlig drift af virksomheder i Danmark. Kravene til opbevaring af selskabsdokumenter skaber ensartethed og gør det lettere for selskaber at dokumentere deres aktivitet, samtidigt med at Erhvervsstyrelsens mulighed for at føre kontrol hermed forbedres markant. Styrelsens beføjelser sikrer endvidere, at selskaber, der foretager økonomisk svindel, har sværere ved at fortsætte deres ulovlige virksomhedsdrift.

Hvordan kan Dokumenter.dk hjælpe?

Hos Dokumenter.dk kan vi hjælpe dit selskab med at blive helt ajour med den nye kontrolpakke. Via vores intelligente skabelonguide kan du nemt og hurtigt udfylde de dokumenter, som dit selskab ifølge kontrolpakken skal kunne fremvise, og underskrive dem digitalt. Hos os er det endvidere muligt for dig at opbevare alle dine dokumenter sikkert i skyen – også dem, du ikke har købt hos os. Ved at bruge Dokumenter.dk kan du hvile trygt i, at alle dine dokumenter opbevares samlet på lovlig og behørig vis. Dermed behøver du ikke bekymre dig om dine dokumenters sikkerhed – den klarer vi. Det er nemt, hurtigt og professionelt!