Personalehåndbog

Skabelon til personalehåndbog

I personalehåndbogen samler du virksomhedens personalepolitik, værdier og de vigtigste regler og tilbud til dine medarbejdere, fx om jeres kerneopgave, håndtering af sygdom og IT-politik. Vores guide sikrer, at du får en personalehåndbog, der indeholder alle de vigtigste elementer i en personalehåndbog. Når du har gennemført guiden, og betalt for dokumentet, modtager du et link til download i Word. Det gør det nemt at rette og tilføje oplysninger direkte i dokumentet.

Vores platform guider dig hele vejen.

Hvad er en personalehåndbog?

Personalehåndbogen indeholder virksomhedens retningslinjer, personalepolitik og værdier og er dermed en vigtig del af ledelsens kommunikation med medarbejderne.

En personalehåndbog er et vigtigt redskab for virksomhedens ledelse. Det gælder både i forhold til introduktion af nye medarbejdere og i forhold til allerede ansatte medarbejdere.

Skal du lave en personalehåndbog?

Nej, men har du ikke en personalehåndbog, risikerer du nemt, at der opstår usikkerhed blandt medarbejderne om en række vilkår, der under alle omstændigheder finder anvendelse på din virksomhed, og som med fordel kan skrives ind i en personalehåndbog. Skriver du alle disse vilkår  i personalehåndbogen, kan medarbejderne tilgå al relevant information samlet på et sted.

Dokumenter.dks intelligente skabelon guider dig sikkert igennem alle spørgsmålene, så du har mulighed for at tage stilling til hvilke regler og politikker, der skal være en del af personalehåndbogen for netop din virksomhed.

Hvorfor lave en personalehåndbog?

Der er mange gode grunde til at lave en personalehåndbog.

En personalehåndbog giver svar på mange af de spørgsmål, der helt naturligt melder sig hos nyansatte medarbejdere. Men personalehåndbogen er også stedet, hvor såvel medarbejdere som virksomhed løbende kan finde svar på vigtige spørgsmål.

En personalehåndbog er et godt ledelsesredskab, som kan være med til at brande din virksomhed som en god arbejdsplads, hvor I er opmærksomme på betydningen af, at ordnede forhold for medarbejderne er en vigtig forudsætning for, at I kan fokusere på at løse jeres kerneopgave.

Du har desuden mulighed for at henvise til personalehåndbogen i medarbejdernes ansættelseskontrakter.

Der er hverken konkrete eller formelle krav til indholdet af personalehåndbogen. Indholdet af personalehåndbogen må dog naturligvis ikke være i modstrid med lovgivningen og eventuelle overenskomster, som gælder på virksomheden.

En god og gennemarbejdet personalehåndbog skaber ro og forudsigelighed på arbejdspladsen, så der er sikkerhed om, hvad der gælder. Personalehåndbogen kan samtidig medvirke til, at du undgår unødige tvister, dyre advokatomkostninger og et dårligt omdømme. Derfor anbefaler dokumenter.dk, at du laver en personalehåndbog.

Hvordan laver du en personalehåndbog?

Det er væsentligt, at indholdet af personalehåndbogen skal afspejle de vilkår og politikker, der gælder på netop din virksomhed. Vi har derfor gjort det nemt for dig.  Du besvarer en række spørgsmål om, hvilke emner, der skal indarbejdes i din personalehåndbog. Derefter vil du til din mail og direkte til download få leveret en skræddersyet personalehåndbog, der er tilpasset din virksomheds behov.

Du bliver guidet enkelt og intuitivt gennem forløbet, og så koster det en brøkdel af prisen hos en advokat.

Du kan altid gemme undervejs og arbejde videre senere, når det passer dig.

Hvad indeholder personalehåndbogen?

Skabelonen indeholder en række forskellige emner med forskellige løsningsforslag:

1. Firmaets historie, vision og værdier – beskrivelse af grundlaget for virksomheden, virksomhedens kerneopgave og overordnede målsætning.
2. Adfærdspolitik – her har vi fokus på levereglerne på virksomheden og på, hvordan I sikrer et sundt og chikanefrit arbejdsmiljø.
3. Ryge-, alkohol og rusmiddelpolitik – her fastlægges reglerne på virksomheden og medarbejderne informeres om, hvordan overtrædelser håndteres.
4. Betalte fridage – fastlæggelse af, hvilke betalte fridage, medarbejderne har på helligdage, der falder på normale arbejdsdage samt evt. yderligere betalte fridage.
5. Ferie og forskud på ferie – beskrivelse af medarbejdernes ferierettigheder herunder, om der kan indgås aftaler på virksomheden om afholdelse af ferie på forskud efter reglerne herom i ferieloven.
6. Øvrige fridage med løn – hvis medarbejderne er berettiget til feriefridage, beskrives reglerne herom.
7. Registrering af arbejdstid – beskrivelse af, hvordan virksomheden overholder pligten til fra den 1. juli 2024 at registrere medarbejdernes arbejdstid.
8. Lægebesøg m.v. – fastlæggelse af, at besøg hos læge, tandlæge mv. skal så vidt muligt planlægges udenfor arbejdstiden.
9. Barselsorlov m.v. – beskrivelse af medarbejdernes rettigheder under barselsrelateret orlov indarbejdet.
10. Sygdom – beskrivelse af, hvordan medarbejderne skal forholde sig i tilfælde af sygdom.
11. Loyalitetspligt og tavshedspligt – det er vigtigt, at medarbejderne kender indholdet af deres loyalitets- og tavshedspligt overfor virksomheden, herunder hvad der gælder i forhold til deres færden på de sociale medier.
12. IT-politik – skabelonen indeholder et forslag til, hvordan du kan formulere IT-politikken for din virksomhed.
13. Påklædning – det er vigtigt, at dine medarbejdere fremtræder præsentabelt. Derfor indeholder skabelonen også et afsnit om forventninger til medarbejdernes påklædning.
14. Medarbejderpolitik – her indgår en orientering til medarbejderne om, hvordan virksomheden i alle sammenhænge går ind for ligestilling.
15. Medarbejderfordele – i skabelonen kan du udvælge de eventuelle medarbejderfordele, som I har på din virksomhed – fx sundhedsforsikring og frokostordning.
16. Kørselsgodtgørelse og udlæg – herunder gør du via guiden rede for, hvordan de rejseudgifter kompenseres, som er forbundet med, at medarbejderne varetager deres arbejde?
17. Arbejdsmiljøorganisation – her beskrives, hvordan er virksomhedens arbejdsmiljøorganisation er sammensat, og hvordan arbejdsmiljøorganisation arbejder.
18. Forpligtelser ved fratrædelse – her gør du via guiden rede for, forholder medarbejderne skal forholde sig i forbindelse med fratrædelse.
19. Ændring af personalehåndbogen – herunder oplyses, hvordan indholdet af personalehåndbogen ændres, og hvor medarbejderne kan finde personalehåndbogen.
20. Kontaktoplysninger – i dette afsnit kan du indsætte kontaktoplysninger på relevante personer i din virksomhed.

Personalehåndbogen indeholder desuden følgende emner, som du dog bør overveje, om du kun ønsker i medarbejdernes ansættelseskontrakt eller også i personalehåndbogen:

1. Arbejdstid
2. Overarbejde
3. Løn

Ønsker du at indarbejde yderligere afsnit i personalehåndbogen, er der naturligvis også mulighed for dette, idet du modtager personalehåndbogen som et Word dokument.

Hvordan bliver personalehåndbogen gyldig?

Når personalehåndbogen er færdigudarbejdet, skal dine medarbejdere gøres bekendt med indholdet, hvilket du fx kan sørge for ved at gennemgå indholdet på et personalemøde.

Medarbejderne skal have oplyst, hvor de kan finde et eksemplar af personalehåndbogen – fx på dit eventuelle intranet eller i dit IT-system.

Når du ansætter en ny medarbejder, bør du henvise til personalehåndbogen i ansættelseskontrakten og samtidig udlevere et eksemplar af personalehåndbogen til medarbejderen.

Hvis du reviderer eller udbygger personalehåndbogen, skal medarbejderne samtidig orienteres om de ændringer, som dette medfører.

Kan jeg gemme undervejs og tilføje oplysninger senere?

Ja. Udkast kan gemmes og redigeres i skyen. Du skal oprette en profil først. Det er gratis.

Sådan gør du, når du vil gemme undervejs:

1. Vælg Profil og opret din brugerkonto
2. Vælg dokument og følg dokumentguiden
3. Vælg “Gem udkast og færdiggør senere”
4. Vælg ”Gem guide” og navngiv dit udkast
5. Vælg ”Start dokumentguide” for justering af det gemte udkast

Så enkelt er det. Du kan tilgå gemte udkast med din profil fra alle enheder. Alle færdige dokumenter gemmes i “Mit arkiv”

Personalehåndbogen er udarbejdet af Tina Raben Skaarup, som er advokat med speciale i ansættelses- og arbejdsret, HR-jura og en erfaren overenskomstforhandler.

Tina er desuden en erfaren procedør ved de civile domstole, har næste 30 års erfaring indenfor området og er medlem af Ansættelsesadvokaterne under Danske Advokater.