Persondatapolitik til jobansøgere

Skabelon til persondatapolitik til de kandidater, som søger en stilling i din virksomhed

I din persondatapolitik til ansøgerne oplyser du dem om, hvordan du indsamler og bruger personoplysninger om ansøgere i din rekrutteringsproces. Vores guide sikrer, at du får en persondatapolitik, som du kan give til ansøgerne, der indeholder alle vigtige vilkår og opfylde lovkravet.

Hvad er en persondatapolitik?

En persondatapolitik til ansøgere er en god måde at opfylde den oplysningspligt, du har efter GDPR reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14. GDPR er forkortelsen for General Data Protection Regulation, og er en lov, der er vedtaget af EU.

Oplysningspligten omfatter en lang række informationer, som ansøgerne har krav på at modtage om:

• Hvilke kategorier af personoplysninger registrerer og behandler du om ansøgerne?
• Hvad er formålet med behandlingen?
• På hvilket retsgrundlag registrer og behandler du disse oplysninger?
• I hvilke situationer og med hvem deler du de personoplysninger, du har registreret?
• Hvorfra modtager du personoplysninger om ansøgerne?
• Hvor længe opbevarer du personoplysningerne om ansøgerne?
• Hvilke rettigheder har ansøgerne i forhold til de oplysninger, du registrerer og behandler om dem?
• Hvilken klageadgang har ansøgerne?

Skal du lave en persondatapolitik?

Nej, men du skal opfylde din oplysningspligt efter GDPR reglerne. I den forbindelse er det en god ide at samle al relevant information om de personoplysninger, du indsamler mv. i en persondatapolitik.

Dokumenter.dks intelligente skabelon guider dig sikkert igennem alle spørgsmålene, så du har mulighed for at tage stilling til, hvordan din persondatapolitik skal udformes.

Hvorfor lave en persondatapolitik?

Du har efter GDPR reglerne pligt til at opfylde din oplysningsforpligtelse overfor ansøgere til stillinger på din virksomhed. Det er i den forbindelse en fordel for alle parter, at du giver alle informationerne i et samlet dokument. Det skaber et samlet overblik, som det er nemt og overskueligt for dig, din virksomhed og ansøgerne at tilgå og sikkerhed om, hvad der gælder.

Hvordan laver du en persondatapolitik?

Det er væsentligt, at persondatapolitikken afspejler de oplysninger, du registrerer og behandler om ansøgerne og baggrunden herfor. Samtidig er det også vigtigt, at ansøgerne via persondatapolitikken bliver gjort bekendt med deres rettigheder som registrerede.

Hvad er personoplysninger?

Ifølge Datatilsynet er personoplysninger; ”… enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger.”

Enhver håndtering af en personoplysning, eksempelvis indsamling af oplysninger, samkøring, videregivelse, opbevaring, ændring og sletning udgør efter GDPR reglerne en ”behandling af personoplysninger”.

GDPR reglerne omfatter desuden alle former for såvel digital behandling som manuel behandling, hvis personoplysningerne er eller vil blive registreret.

Virksomheder må kun behandle personoplysninger om ansøgere, når dette har et ”udtrykkeligt” og ”legitimt” formål.

Når formålet med behandlingen med behandlingen skal være udtrykkeligt, betyder det, at du skal kunne beskrive selve formålet klart og tydeligt.

Kravet om, at formålet med behandlingen skal være legitimt betyder, at der skal være tale om en opgave, som det er naturligt for arbejdsgivere at udføre, og at der skal være en hjemmel for at registrere oplysningerne.

De oplysninger, der registreres og behandles, skal i øvrigt være relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt.

Vi har derfor gjort det nemt for dig. Du bliver guidet enkelt og intuitivt gennem de spørgsmål, som er påkrævet, hvorefter du til din mail og direkte til download vil få leveret en skræddersyet persondatapolitik, der er tilpasset lige netop til din virksomhed til kun en brøkdel af prisen hos en advokat.

Hvad indeholder en persondatapolitik til jobansøgere?

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
2. Formålet med behandlingen
3. Kategorier af oplysninger – herunder almindelige oplysninger og fortrolige oplysninger
4. Retsgrundlag
5. Modtagere eller kategorier af modtagere af ansøgernes personoplysninger
6. Hvor stammer oplysningerne fra?
7. Opbevaring af personoplysninger om ansøgerne
8. Medarbejdernes rettigheder
9. Oplysning om klageadgang til Datatilsynet

Dokumentet er en del af en række dokumenter, som du bør have i din virksomhed på GDPR området. I forhold til dine medarbejdere består disse af:

• Persondatapolitik til dine medarbejdere
• Persondatapolitik til jobansøgere
• Samtykkeerklæring til arbejdsgivers brug af medarbejderfotos
• Organisatorisk datapolitik til medarbejdere

Persondatapolitikken er udarbejdet af Tina Raben Skaarup, som er advokat med speciale i ansættelses- og arbejdsret, HR-jura, og håndtering af GDPR reglerne.

Tina er desuden en erfaren overenskomstforhandler og procedør ved de civile domstole, har næsten 30 års erfaring indenfor området og er medlem af Ansættelsesadvokaterne under Danske Advokater.