Ekstraordinær generalforsamling | Minutes of a Extraordinary General Meeting

Online skabelon til ekstraordinær generalforsamling

Hos Dokumenter.dk kan du nemt lave et generalforsamlingsprotokollat fra dit selskabs ekstraordinære generalforsamling. Vores intelligente skabelon sikrer, at du får et generalforsamlingsprotokollat, der indeholder alle de beslutninger, der blev truffet på det ekstraordinære generalforsamlingsmøde.

Du vælger selv i guiden, om referatet skal være på dansk eller engelsk. Vælger du den engelske version, skal du huske at udfylde evt. fritekst i referatet på engelsk, f.eks. ved ændring i tegningsreglen.

Hvad er en ekstraordinær generalforsamling?

Det er på generalforsamlingen, at kapitalselskabets ejere træffer beslutninger på selskabets vegne. Ekstraordinære generalforsamlinger afholdes, hvis der skal foretages ændringer i selskabet på et andet tidspunkt end på selskabets årlige ordinære generalforsamling.

Hvis der i løbet af et år er behov for at foretage ændringer i selskabet – eksempelvis ændring af selskabets navn, formål eller tegningsregel – kan dette derfor gøres på en ekstraordinær generalforsamling.

Hvorfor skal jeg afholde en ekstraordinær generalforsamling?

Der afholdes årligt en ordinær generalforsamling i kapitalselskaber. På denne generalforsamling besluttes det eksempelvis at godkende selskabets årsrapport. Årsagen til at afholde en ekstraordinær generalforsamling vil typisk være, at der skal træffes en beslutning i selskabet, der ikke kan vente til den næstkommende ordinære generalforsamling.

De beslutninger, der skal træffes på en ekstraordinær generalforsamling, er dem, der ligger ud over, hvad der kan betegnes som den daglige ledelse i selskabet. Typen af beslutninger ligger derfor ud over den daglige ledelses (direktøren eller bestyrelsens) beslutningskompetence og skal derfor træffes af selskabets kapitalejere ved afstemning. Almindelige eksempler på sådanne beslutninger, er:

• Ændring af selskabets navn
• Ændring af selskabets formål
• Ændring af selskabets tegningsregel
• Ændring af selskabets ledelse
• Vedtagelse af ekstraordinært udbytte

Hvad er en skrivebordsgeneralforsamling?

En generalforsamling forstås almindeligvis som et faktisk møde, der finder sted mellem selskabets kapitalejere. Det vil dog ofte i ejerledede selskaber være både mere effektivt og tidsbesparende, hvis der ikke er krav til, at kapitalejerne faktisk skal samles for at afholde et møde.

Derfor kan du afholde din ekstraordinære generalforsamling som en skrivebordsgeneralforsamling, hvilket betyder, at der ikke afholdes et egentligt møde. Det er et krav, at samtlige kapitalejere er enige om, at generalforsamlingen kan afholdes som en skrivebordsgeneralforsamling.

På en skrivebordsgeneralforsamling bliver det færdige generalforsamlingsprotokollat derfor blot sendt rundt til selskabets kapitalejere til godkendelse.

Hvad er et generalforsamlingsprotokollat?

De beslutninger, der er truffet på selskabets ekstraordinære generalforsamlinger, skal skrives ned. Dette gøres i et generalforsamlingsprotokollat, der er et referat af den dagsorden, der blev drøftet på mødet og de beslutninger, der blev truffet.

Det er et lovkrav, at der udarbejdes et generalforsamlingsprotokollat efter et ekstraordinært generalforsamlingsmøde. Derudover er det et krav, at generalforsamlingsprotokollatet opbevares på behørig vis i mindst fem regnskabsår, efter generalforsamlingsmødet blev afholdt.

Dokumenter.dk’s intelligente skabelon guider dig sikkert igennem alle spørgsmålene, så du nemt og overskueligt kan indsætte alle beslutninger, der er er truffet på selskabets ekstraordinære generalforsamling.

Hvad hvis ændringerne i selskabet kræver en vedtægtsændring?

Visse beslutninger, der træffes på en ekstraordinær generalforsamling, kræver, at selskabets vedtægter ændres. Det kan eksempelvis være, hvis selskabets navn, binavne, formål, tegningsregel, regnskabsår eller selskabskapital skal ændres.

Hvis de beslutninger, du indtaster i Dokumenter.dk’s guide, kræver en vedtægtsændring, kan du nemt tilvælge et sæt vedtægter. Vores intelligente skabelon genererer herefter automatisk et sæt vedtægter til dig, der er i overensstemmelse med dine ændringer i selskabet.

Hvordan laver jeg et generalforsamlingsprotokollat?

Med Dokumenter.dk er det blevet nemt at udarbejde et generalforsamlingsprotokollat fra dit selskabs ekstraordinære generalforsamling. Når du bruger vores platform, skal du blot besvare spørgsmålene i den trinvise dokumentguide. Når du er færdig, vil der automatisk blive genereret et generalforsamlingsprotokollat, der kan downloades på din enhed.

Vores intelligente skabelon kan automatisk indhente offentligt tilgængelige oplysninger om dit selskab på CVR.dk, så du undgår at skulle finde og indtaste dem manuelt. Hvis du skal foretage ændringer i selskabets offentligt tilgængelige oplysninger (eksempelvis selskabets navn), kan du nemt rette det til undervejs.

Generalforsamlingsprotokollatet er udarbejdet af erfarne selskabsadvokater og overholder alle selskabslovens krav, så du trygt kan anmelde ændringerne i dit selskab.

Hvornår må jeg afholde en ekstraordinær generalforsamling?

Det er valgfrit, om man ønsker at afholde en ekstraordinær generalforsamling, da det kræver, at der er beslutninger, der ikke kan vente til at blive afholdt på selskabets ordinære generalforsamling. Derfor er det også som udgangspunkt valgfrit, hvornår den ekstraordinære generalforsamling afholdes.

Der vil ofte være bestemmelser i dit selskabs vedtægter, der afgør, hvornår der skal ske indkaldelse til en ekstraordinær generalforsamling, og hvem der har kompetencen til at indkalde.

Hvordan afholdes en ordinær generalforsamling?

Uanset om generalforsamlingen afholdes som et fysisk møde eller som en skrivebordsgeneralforsamling, vil kapitalejerne skulle udpege en dirigent. Der gælder ingen krav til, hvem dirigenten skal være, men dette vil ofte være en kapitalejer, en advokat eller en revisor.

Dirigentens opgave består i at lede mødet og føre protokol med de emner, der drøftes. Det er derfor også dirigenten, der har ansvaret for at sende generalforsamlingsprotokollatet rundt til kapitalejerne for godkendelse.

Hvordan bliver generalforsamlingsprotokollatet gyldigt?

Det er en lovpligtig betingelse, at et generalforsamlingsprotokollat er underskrevet af dirigenten. Der gælder ingen formelle krav om, at kapitalejerne eller andre skal underskrive protokollatet. Det kan dog være en god idé at lade alle kapitalejere underskrive generalforsamlingsprotokollatet, så det senere hen kan dokumenteres, at alle kapitalejere var enige om de beslutninger, der blev truffet.

De beslutninger, der træffes på selskabets ekstraordinære generalforsamling, skal anmeldes til Erhvervsstyrelsen på Virk.dk. Anmeldelsen skal ske senest 14 dage efter, at beslutningen er truffet. Hvis der træffes beslutninger, der kræver en ændring af selskabets vedtægter, skal både generalforsamlingsprotokollatet samt de opdaterede vedtægter indsendes til Erhvervsstyrelsen for at blive gyldige.