Hvornår kan man kræve forbrugsudgifter betalt af lejer?

Forbrugsudgifter i erhvervslejemål

Hvis du som udlejer, gerne vil kræve de løbende forbrugsudgifter dækket af dine erhvervslejere, er det et krav i henhold til erhvervslejeloven, at de ydelser lejer skal dække, fremgår specificeret i erhvervslejekontrakten. Har du ikke aftalt noget i erhvervslejekontrakten, eller har du ikke specificeret hvilke ydelser lejer skal dække, kan du ikke kræve udgifterne dækket af lejer. I stedet vil udgifterne være en del af lejen.

Den nemmeste måde at specificere udgifterne på er ofte, at vedlægge et budget for det kommende år eller seneste årsregnskab for de pågældende ydelser som et bilag til erhvervslejekontrakten. Alternativt kan samtlige udgifter skrives ind i erhvervslejekontrakten. Vælger du at vedlægge et bilag, skal du sørge for at henvise til dette bilag i erhvervslejekontrakten. Det er dog som regel en god idé, at du sætter dig ind i de forskellige udgiftsposter i bilaget, og ikke blot henviser uden indsigt i udgiftsposterne. Der kan nemlig være forskellige poster, der med tiden ændres, bortfalder eller tilpasses.

Du kan læse mere om bilag til erhvervslejekontrakter her.

I erhvervslejekontrakten skal udlejer desuden tage stilling til, hvordan udgifterne skal fordeles på lejerne, såfremt der er flere lejere/brugere i ejendommen. Almindeligvis benyttes en fordelingsnøgle, hvorefter de forskellige lejere opkræves i henhold til deres fordelingstal. Dette er almindeligvis antal kvadratmeter lejeren har råderet over, ud af det samlede antal kvadratmeter i bygningen. Det står dog udlejer frit for at lave andre fordelingsnøgler, om end det kan være fordelagtigt at benytte simple og logiske fordelingsnøgler der om muligt tager udgangspunkt i ”kendte” fakta.

Alternativt kan du lade lejer betale forbruget direkte til forsyningsselskaberne, hvis ejendommen har de nødvendige bi målere.

Hvilke ydelser skal typisk med?

Ydelser som du som udlejer bør overveje at opkræve ud over lejen kan være:

• Varme
• Vand
• El
• Driftsudgifter, herunder
• Vicevært
• Snerydning
• Rengøring af fællesarealer
• Rensning af graffiti
• Forsikringer
• Vagt og overvågning
• Administration
• Afskrivninger
• Henlæggelser

Det er vigtigt, at du som udlejer holder styr på de forskellige forbrugsomkostninger du opkræver af lejerne, og det er en god idé at holde et budget over de forskellige poster. Det er ikke alle udgifter, der fremgår hvert eneste år, og derfor bør du holde et regnskab over, hvor meget du har brugt på de forskellige poster, samt om du eventuelt har en lille opsparing til senere år.

Det er en god idé, fordi forbrugsomkostningerne ikke må blive til en skjult lejeforhøjelse, såfremt en udgiftspost bortfalder. Dette kunne eksempelvis være tilfældet på et centralvarmeanlæg, der afskrives over et bestemt antal år. Når afskrivningen er sket fuldt ud, vil udlejer typisk – hvis det er aftalt i erhvervslejekontrakten – kræve det samme beløb af lejerne, blot til henlæggelser til fornyelse af varmeanlægget i stedet for afskrivning.
For at kunne gøre dette, er det dog et krav ifølge retspraksis, at udlejer rent faktisk opretter en henlæggelseskonto/henlæggelsesregnskab, og ikke blot udbetaler henlæggelserne til sig selv som leje.

Det er også et krav, at omkostninger til løbende udgifter specificeres i tidsmæssig udstrækning, hvis udgiften bortfalder på et tidspunkt. Hvis udlejer afskriver på et nyt bygningsanlæg, kan udlejer ikke gøre dette til evig tid, men må specificere, hvor længe udgiftsposten består. Skal udgiftsposten erstattes af en anden udgiftspost efter udløb, skal dette også beskrives i erhvervslejekontrakten.

Du kan læse mere om erhvervslejekontrakter her.

Hvornår skal lejer betale og hvad med regnskaberne?

Det er op til dig som udlejer, om lejer skal betale udgifterne en gang årligt, månedligt via aconto beløb. Af likviditetsmæssige årsager, vælger de fleste udlejere at opkræve aconto beløb. Acontobeløbene skal svare nogenlunde til de forventede udgifter og bør reguleres, såfremt udgiftsniveauet stiger eller falder.

Når forbrugsregnskabsåret er omme, skal udlejer fremsende et forbrugsregnskab til lejerne. Der er nogle specifikke frister og formkrav hertil, som fremgår af erhvervslejelovens §§ 46 – 53.

Grundlæggende skal regnskabet være kommet frem til lejer – forsendelsen skal kunne dokumenteres – senest 4 måneder efter regnskabsårets udløb. Såfremt regnskabet indeholder udgifter fra et forsyningsanlæg eller lignende, hvor udlejer først får opgørelsen herfra senere end 4 måneder fra regnskabsårets udløb, skal regnskabet senest være kommet frem til lejer 3 måneder efter, at udlejer har modtaget den endelige afregning fra forsyningen.

Det vil sige, at hvis regnskabsåret ifølge lejekontrakten løber fra den 1. januar til den 31. december, skal regnskabet være kommet frem til lejer, senest den 30. april. Såfremt udlejer først har fået den endelige opgørelse fra forsyningen den 1. marts, skal regnskabet være kommet frem til lejer senest den 31. maj.

Hvad hvis lejer ikke er enig?

Lejer kan skriftligt gøre indsigelse mod forbrugsregnskabet senest 6 uger efter modtagelsen af regnskabet. Indsigelsen skal indeholde specificerede oplysninger om, hvorfor regnskabet ikke kan godkendes. Det er ikke nok blot at anføre, at man ikke er enig i det fremsendte regnskab.

Lejer vil ofte anmode om yderligere oplysninger om posterne i regnskabet, hvilket udlejer ikke er forpligtet til at fremsende. Der kan dog være en vis fornuft heri, da lejer i modsat fald formentlig vil gøre indsigelse mod regnskabet.

Udlejer skal indbringe sagen for boligretten senest 6 uger efter lejers 6 ugers frists udløb, hvis udlejer ønsker at kravet i henhold til regnskabet. Lejer behøver ikke fremsende sine indsigelser i god tid, hvorfor man som udlejer skal være særligt opmærksom på fristerne, således man ikke anlægger sagen for sent. Har man mistanke om, at lejer vil gøre indsigelser, bør man således være forberedt med en stævning.

Er regnskabet ikke kommet frem til lejer ved udløbet af den gældende frist, udlejer sin ret til at kræve tillægsbetaling af lejer. Det betyder ikke, at udlejer skal betale de modtagne acontobeløb retur. Derimod medfører en sprunget frist blot, at udlejer ikke kan kræve yderligere betalinger dækket.

Specifikationskravet i erhvervslejeloven kan være svært at holde styr på, hvorfor du med fordel kan benytte erhvervslejekontrakten fra Dokumenter.dk, hvor vi har tilføjet relevante bestemmelser og forslag til forbrugsomkostninger i henhold til ovenstående.

Kontakt os

Du er altid velkommen til at kontakte vores juridiske hotline, hvis du har spørgsmål til artiklen eller andre juridiske forhold. Vi sidder klar til at hjælpe dig via telefonen på 45331830 eller mail kontakt@dokumenter.dk.