Samtykkeerklæring til arbejdsgivers brug af medarbejderfotos

Skabelon til samtykkeerklæring til brug af medarbejderfotos

Med en samtykkeerklæring til brug af medarbejderfotos opfylder du GDPR reglernes krav om et du skal indhente et udtrykkeligt samtykke fra den enkelte medarbejder, inden du gør brug af billeder af medarbejderen som et led i din markedsføring. GDPR er forkortelsen for General Data Protection Regulation, og er en lov, der er vedtaget af EU. Vores guide sikrer, at du får en samtykkeerklæring, der indeholder alle de vigtige vilkår uden involvering af en advokat.

Hvad er en samtykkeerklæring til brug af medarbejderfotos?

Samtykkeerklæringen er en skriftlig bekræftelse på, at en medarbejder på frivillig basis er indforstået med, at du kan anvende fx billeder og videoer af den pågældende i din markedsføring af din virksomhed. Markedsføringen kan eksempelvis ske via din hjemmeside, på sociale medier i øvrigt, på trykte medier, visitkort mv.

Skal du udfærdige en samtykkeerklæring ved brug af medarbejderfotos?

Nej, men portrætbilleder af medarbejdere og billeder, optaget af medarbejdere på arbejdet (situationsbilleder) vil som udgangspunkt ikke kunne offentliggøres uden medarbejderens samtykke. Ønsker du at anvende billeder af dine ansatte i markedsføringen af virksomheden overfor kunder, samarbejdsforbindelser og andre forretningsmæssige forbindelser, kræver det derfor som det helt klare udgangspunkt et udtrykkeligt samtykke fra dine medarbejderes side.

Dokumenter.dks intelligente skabelon guider dig sikkert igennem alle spørgsmålene, så samtykkeerklæringen bliver tilpasset netop din virksomhed.

Hvorfor lave en samtykkeerklæring ved brug af medarbejderfotos?

Der er mange gode grunde til at lave en erklæring, som du bruger, når du indhenter en medarbejders samtykke til, at du kan anvende billeder af den pågældende i din markedsføring.

En mundtlig aftale er bindende, men svær at bevise. Du skal kunne bevise, at du har indhentet samtykket. Derfor bør du få samtykket på skrift.

Klare regler og retningslinjer mellem virksomheden og medarbejderne skaber desuden ro og forudsigelighed, så der er sikkerhed om, hvad der gælder, og hvad I har aftalt. Du undgår herved unødvendige sager hos Datatilsynet, dyre advokatomkostninger og risiko for et dårligt omdømme.

Vores skabelon til en samtykkeerklæring tager højde for GDPR reglerne. Den er designet, så den nemt kan tilrettes dine ønsker inden for de rammer og muligheder, som GDPR bestemmelserne opstiller.

Hvad indeholder en samtykkeerklæring ved brug af medarbejderfotos?

• Fastlæggelse af, hvem der er den dataansvarlige
• Redegørelse for formålet med behandlingen/anvendelsen af billederne
• Oplysning om modtagere og behandlere af personoplysninger
• Adgang til indsigt, rettelse, sletning, begrænsning eller indsigelser
• Muligheden for at tilbagekalde et samtykke
• Varigheden af opbevaringen
• Oplysning om medarbejderens mulighed for at klage til Datatilsynet 

Hvordan bliver en samtykkeerklæring til brug af medarbejderfotos gyldig?

Når medarbejderen har underskrevet samtykkeerklæringen, kan du gyldigt anvende fotos af den pågældende i din markedsføring.

Husk, at medarbejderne har krav på at få oplyst, at de til enhver tid kan beslutte at trække deres samtykke tilbage.

Ved du allerede ved ansættelsen af nye medarbejdere, at du ønsker at anvende fotos af den pågældende i din markedsføring af virksomheden, bør du indarbejde i virksomhedens rutiner omkring ansættelse af nye medarbejdere, at I sørger for at indhente et samtykke samtidig med, at I indgår ansættelsesaftalen.

Dokumentet er en del af en række dokumenter, som du bør have i din virksomhed på GDPR området. I forhold til dine medarbejdere består disse af:

• Persondatapolitik til dine medarbejdere
• Persondatapolitik til ansøgere
• Samtykkeerklæring til arbejdsgivers brug af medarbejderfotos
• Organisatorisk datapolitik til medarbejdere

Persondatapolitikken er udarbejdet af Tina Raben Skaarup, som er advokat med speciale i ansættelses- og arbejdsret, HR-jura, og håndtering af GDPR reglerne.

Tina er desuden en erfaren overenskomstforhandler og procedør ved de civile domstole, har næsten 30 års erfaring indenfor området og er medlem af Ansættelsesadvokaterne under Danske Advokater.