Persondatapolitik til medarbejdere

Skabelon til persondatapolitik til dine medarbejdere

I din persondatapolitik til medarbejderne oplyser du medarbejderne om, hvordan du indsamler og bruger personoplysninger om medarbejderne som led i din personaleadministration. Vores guide sikrer, at du får en persondatapolitik til dine medarbejdere, der indeholder alle vigtige vilkår og opfylder lovkravet.

Hvad er en persondatapolitik?

En persondatapolitik til dine medarbejdere er en god måde at opfylde den oplysningspligt, du har efter GDPR reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14. GDPR er forkortelsen for General Data Protection Regulation, og er en lov, der er vedtaget af EU.

Oplysningspligten omfatter en lang række informationer, som medarbejderne har krav på at modtage om:

• Hvilke kategorier af personoplysninger registrerer og behandler du om dine medarbejdere?
• Hvad er formålet med behandlingen?
• På hvilket retsgrundlag registrer og behandler du disse oplysninger?
• I hvilke situationer og med hvem deler du de personoplysninger, du har registreret?
• Hvorfra modtager du personoplysninger om dine medarbejdere?
• Hvor længe opbevarer du personoplysningerne om dine medarbejdere?
• Hvilke rettigheder har dine medarbejdere i forhold til de oplysninger, du registrerer og behandler om dem?
• Hvilken klageadgang har dine medarbejdere?

Skal du lave en persondatapolitik?

Nej, men du skal opfylde din oplysningspligt efter GDPR reglerne. I den forbindelse er det en god ide at samle al relevant information om de personoplysninger, du indsamler mv. i en persondatapolitik.

Dokumenter.dks intelligente skabelon guider dig sikkert igennem alle spørgsmålene, så du har mulighed for at tage stilling til, hvordan din persondatapolitik skal udformes.

Hvorfor lave en persondatapolitik?

Du har efter GDPR reglerne under alle omstændigheder pligt til at opfylde din oplysningsforpligtelse overfor dine medarbejdere. Det er i den forbindelse en fordel for alle parter, at du giver alle informationerne i et samlet dokument. Det skaber et samlet overblik, som det er nemt og overskueligt for dig, din virksomhed og dine medarbejdere at tilgå og sikkerhed om, hvad der gælder.

Hvordan laver du en persondatapolitik?

Det er væsentligt, at persondatapolitikken afspejler de oplysninger, du registrerer og behandler om dine medarbejdere og baggrunden herfor. Samtidig er det også vigtigt, at medarbejderne via persondatapolitikken bliver gjort bekendt med deres rettigheder som registrerede.

Ifølge Datatilsynet er personoplysninger; ”… enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person, også selv om personen kun kan identificeres, hvis oplysningen kombineres med andre oplysninger.”

Enhver håndtering af en personoplysning, eksempelvis indsamling af oplysninger, samkøring, videregivelse, opbevaring, ændring og sletning udgør efter GDPR reglerne en ”behandling af personoplysninger”.

GDPR reglerne omfatter desuden alle former for såvel digital behandling som manuel behandling, hvis personoplysningerne er eller vil blive registreret.

Arbejdsgivere må kun behandle personoplysninger om medarbejdere, når dette har et ”udtrykkeligt” og ”legitimt” formål.

Når formålet med behandlingen med behandlingen skal være udtrykkeligt, betyder det, at du skal kunne beskrive selve formålet klart og tydeligt.

Kravet om, at formålet med behandlingen skal være legitimt betyder, at der skal være tale om en opgave, som det er naturligt for arbejdsgivere at udføre, og at der skal være en hjemmel for at registrere oplysningerne.

De oplysninger, der registreres og behandles, skal i øvrigt være relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt.

Vi har derfor gjort det nemt for dig. Du besvarer de spørgsmål, som er påkrævet, hvorefter du til din mail og direkte til download vil få leveret en skræddersyet persondatapolitik, der er tilpasset lige netop til din virksomhed.

Du bliver guidet enkelt og intuitivt gennem forløbet uden behov for fremmøde og ekspeditionstid hos en advokat – og så koster det kun en brøkdel af prisen hos en advokat.

Hvad indeholder en persondatapolitik?

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
2. Formålet med behandlingen
3. Kategorier af oplysninger – herunder almindelige oplysninger og fortrolige oplysninger
4. Retsgrundlag
5. Modtagere eller kategorier af modtagere af medarbejdernes personoplysninger
6. Hvor stammer oplysningerne fra?
7. Opbevaring af personoplysninger om medarbejderne
8. Medarbejdernes rettigheder
9. Oplysning om klageadgang til Datatilsynet

Dokumentet er en del af Dokumenter.dks GDPR-samling, som sikrer, at du bliver compliant efter GDPR reglerne i forhold til dine medarbejdere. Samlingen indeholder:

• Persondatapolitik til dine medarbejdere
• Persondatapolitik til ansøgere
• Samtykkeerklæring til arbejdsgivers brug af medarbejderfotos
• Organisatorisk datapolitik til medarbejdere

Persondatapolitikken er udarbejdet af Tina Raben Skaarup, som er advokat med speciale i ansættelses- og arbejdsret, HR-jura, og håndtering af GDPR reglerne.

Tina er desuden en erfaren overenskomstforhandler og procedør ved de civile domstole, har næsten 30 års erfaring indenfor området og er medlem af Ansættelsesadvokaterne under Danske Advokater.