Beskrivelse af bogføringsprocedure

Skabelon til beskrivelse af bogføringsprocedure

Alle virksomheder, der har en omsætning på mere end 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår skal udarbejde og opbevare en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedure.

En beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedure skal indeholde

1. Virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres
2. Virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis
3. Hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.

Virksomhederne skal efterleve krav om nedskrevne bogføringsprocedure i deres førstkommende nye regnskabsår – eller indkomstår, hvis virksomheden ikke aflægger en årsrapport – fra den 1. oktober 2022.

Erhvervsstyrelsen har præciseret, at virksomhederne først skal efterleve kravet i deres førstkommende nye regnskabsår, som starter efter 1. oktober 2022.

Det betyder, at de virksomheder, der havde årsafslutning den 30. september 2022, først skal efterleve kravet for det regnskabsår eller indkomstår, der starter 1. oktober 2023.

De fleste virksomheder har et regnskabsår eller indkomstår, der følger kalenderåret. For disse virksomheder skal beskrivelsen være klar senest 1. januar 2023.

Hvorfor skal du lave en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedure?

Beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedure skal sikre, at personer med rimelig indsigt i bogføring kan finde ud af, hvordan bogføringen er tilrettelagt, samt fremfinde og udskrive alt regnskabsmateriale, som ikke er i umiddelbart læselig form. Beskrivelsen skal til enhver tid være ajourført.

Beskrivelsen behøver ikke at være mere omfattende, end det er nødvendigt for at opfylde formålene som nævnt ovenfor.

Beskrivelsen har derfor til hensigt at sikre at virksomheden har en korrekt fyldestgørende procedure for bogføring, ligesom beskrivelsen er en hjælp ved kontrol af virksomheden fra offentlige myndigheder.

Hvem skal lave en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedure?

Ifølge § 6 i bogføringsloven (skal regnskabspligtige virksomheder og ikke-regnskabspligtige virksomheder, hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr. udarbejde en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedure.

Under hensyn til de nævnte kriterier (virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang), vil virksomheder i regnskabsklasse B og ikke-regnskabspligtige virksomheder, der opfylder samme kriterier, som udgangspunkt kunne nøjes med at udfylde en skabelon til bogføringsprocedurer.

Virksomheder i regnskabsklasse B er efter årsregnskabslovens § 7, stk. 2, virksomheder, der i to på hinanden følgende år ikke overskrider to af følgende størrelser:

• En balancesum på 44 mio.kr.
• En nettoomsætning på 89 mio.kr.
• Et gennemsnitligt antal heltidsbeskæftigede i løbet af regnskabsåret på 50

De fleste virksomheder er derfor i regnskabsklasse B, og vil derfor kunne anvende en skabelon til beskrivelsen af proceduren.

Ansvarlige personer

I beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedure skal navnet eller navnene anføres på den eller de personer, der er ansvarlige for, hvordan Virksomhedens bogføring tilrettelægges.

I mindre virksomheder er den ansvarlige person typisk virksomhedens direktør. I mellemstore og større virksomheder er den ansvarlige person typiskvirksomhedens regnskabschef, økonomidirektør eller lignende.

Den ansvarlige person er ikke nødvendigvis den person, der faktuelt udfører bogføringen, men det kan naturligvis være den samme.

Ekstern varetagelse af bogføringsopgaver

I beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedure skal det anføres hvilke af virksomhedens bogføringsopgaver, der eventuelt varetages af en ekstern bogholder eller revisor.

Den eksterne bogholder og/eller revisor skal anføres, ligesom det skal anføres og beskrives, hvilke opgaver som vedkommende udfører. Det kan f.eks. være, hvis revisor kun udarbejder årsrapporten eller hvis bogholder kun foretager lønafregning eller momsindberetning.

Virksomhedens bogføringssystem

De fleste virksomheder anvender efterhånden i en eller anden udstrækning et digitalt bogføringssystem. Hvis virksomheden anvender et digitalt bogføringssystem, skal det beskrives i proceduren. Hvis systemet består af flere sammensatte systemer eller moduler skal det ligeledes beskrives.

Virksomhedens kontoplan

En kontoplan er en bogførings- og regnskabsmæssig opdeling af virksomhedens økonomiske aktiviteter. Det er derfor en liste, der giver et overblik over virksomhedens såkaldte konti, som virksomheden kan anvende til sin bogføring. En f.eks. kontoplan kan f.eks. bestå af konti som varesalg, vareforbrug, husleje, kontorartikler, telefon, tilgodehavende fra salg, bank, skyldig moms osv.

Virksomhedens kontoplan skal angives i beskrivelsen af bogføringsproceduren. En kontoplan kan være en offentlig standardkontoplan som f.eks. fra Erhvervsstyrelsen, men det typiske er at anvende den kontoplan, der udbydes af virksomhedens bogføringssystem. Enkelte virksomheder anvender også deres egen kontoplan eller en videreudvikling af en kontoplan fra et bogføringssystem.

Hvis virksomheden anvender sin egen kontoplan eller en tilrettet kontoplan fra en udbyder skal kontoplanen vedlægges beskrivelsen for virksomhedens bogføringsprocedure.

Registrering og afstemning af transaktioner

Virksomhedens typiske væsentligste transaktioner skal angives i beskrivelsen af bogføringsproceduren.

Væsentlige transaktioner er forhold/begivenheder, der påvirker en virksomhedens økonomi. Det kan være et varekøb, et salg, en lønudbetaling, en renteberegning, afvikling på gæld m.v. Transaktioner kan også være relateret til regnskabsmæssige forhold som f.eks. afskrivninger på anlæg.

I beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedure skal det overordnet beskrives, hvilke typer af transaktioner, der hyppigt og tilbagevendende indgår i virksomhedens bogføring med angivelse af den forventede frekvens.

Ud over typen af væsentlig transaktioner skal det i beskrivelsen, ligeledes anføres, hvilke arbejdsgange og rutiner for bogføring, der er for hver type af væsentlig transaktion.

Afstemning af bogføringen

Efter bogføringsloven skal virksomheden foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre, at der foreligger et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter og års- og delårsrapporter.

I beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedure skal det beskrives, hvor ofte og hvordan virksomheden afstemmer den løbende bogføring, samt hvilke poster og beholdninger der omfattes af afstemningen.

Det skal ligeledes beskrives, hvilke konti i bogføringen, der afstemmes op imod bankkonti, hvor ofte det sker, og om det sker automatisk via et bogføringssystem eller manuelt ved at sammenholde udskrift fra bogføringen med udskrift fra netbank.

Det skal endvidere anføres, hvor ofte virksomhedens debitorer, kreditorer, periodiseringer og skyldige omkostninger gennemgås.

Opbevaring af regnskabsmateriale

I beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedure skal det angives hvordan og hvor virksomhedens regnskabsmateriale opbevares. Det skal derfor også beskrives om virksomheden opbevarer regnskabsmaterialet fysisk, digitalt på en fysisk adresse eller digitalt i skyen gennem en cloud-løsning.

Det skal ligeledes anføres, hvilke foranstaltninger virksomheden foretager for at opbevare regnskabsmaterialet på betryggende vis i 5 år.

I forhold til beskrivelsen af opbevaringen af virksomhedens regnskabsmateriale, skal det tillige beskrives, hvordan virksomhedens regnskabsmateriale hurtigt kan fremfindes og stilles til rådighed for myndigheder, herunder i forbindelse med kontrol.

Husk at din virksomhed også skal overholde kontrolpakken. Du kan læse mere om kontrolpakken her.

Hvem har udarbejdet dokumentet?

Dokumentet er udarbejdet af Søren Friis Hansen og Peter M. Andersen.

Søren Friis Hansen er er Lic.jur. og professor ved Juridisk Institut på Copenhagen Business School. Sørens primære forskningsområder er inden for selskabsretten, herunder interessentskaber, kommanditselskaber, aktieselskaber og anpartsselskaber samt fonde. Søren har udgivet et stort antal bøger og artikler om dansk og europæisk selskabs- og skatteret.

Peter M. Andersen er advokat med speciale i selskabs- og erhvervsret, herunder selskabsret, virksomhedsomstruktureringer, køb og salg af virksomheder, due diligence og (komplekse) kommercielle kontrakter. Peter har møderet for Højesteret, er tidligere mangeårig partner i ét af Danmarks største advokatvirksomheder, er nu partner i Capital Law CPH, og har undervist advokatfuldmægtige og advokater i selskabsret i en længere årrække.

Sammen er Søren Friis Hansen og Peter M. Andersen ansvarlige for indholdet af de selskabsretlige dokumenter og skabeloner på Dokumenter.dk.