Ejerbog
I denne artikel kan du blive klogere på, hvad en ejerbog er og hvad den skal indeholde. Det er lovpligtigt for et kapitalselskab at have en ejerbog.
Hvad er en ejerbog
En ejerbog er en fortegnelse over et kapitalselskabs ejere. Altså en liste over, hvem der ejer anpartsselskabet (ApS) eller aktieselskabet (A/S), herunder med angivelse af stemmerettigheder og eventuel kapitalklasse.
Hvad skal en ejerbog indeholde
En ejerbog skal indeholde oplysninger om (1) hver enkelt kapitalejers beholdning af kapitalandele, (2) kapitalejers og panthavers navn, bopæl og CVR-nr., hvis kapitalejeren er en virksomhed, (3) datoen for erhvervelsen af kapitalandelene samt dato for pantsætning, hvis kapitalandelene er pantsat, (4) kapitalandelenes størrelse, og (5) de stemmerettigheder, der er tilknyttet kapitalandelene.
Da selskabet har pligt til at føre en opdateret ejerbog, har kapitalejerne og eventuelle pantsættere derfor også pligt til at indberette ejerskifte eller pantsætning til selskabet senest 2 uger efter, at ejerskiftet eller pantsætningen har fundet sted.
Der er ikke krav om, at ejerbogen skal indeholde oplysninger om alle historiske ejere, men det kan være hensigtsmæssigt i praksis, så selskabet og ejerne har en oversigt herover.
Der er ikke nogen pligt til at have en fysisk ejerbog, hvorfor man sagtens kan have ejerbogen liggende elektronisk som f.eks. et Word- eller pdf-dokument.
I anpartsselskaber skal ejerbogen være tilgængelig for samtlige kapitalejere. I aktieselskaber har aktionærerne ikke en sådan ret, medmindre det er besluttet i vedtægterne.
Skal du stifte selskab, så læs mere om stiftelse af ApS her.
Pligt til at have en ejerbog
Det centrale ledelsesorgan i et kapitalselskab (bestyrelsen i selskaber, der har en bestyrelse, og direktionen i selskaber, der kun har en direktion) skal hurtigst muligt efter, at selskabet er stiftet, udarbejde og opbevare en ejerbog for selskabet. Dette gælder, uanset om der er tale om et nystiftet selskab, eller om der er tale om et selskab, der er etableret som følge af en spaltning eller en fusion.
Det er ikke nærmere defineret i selskabsloven, hvad der menes med hurtigst muligt, men da der sjældent er reelle begrundelser for at undlade at oprette en ejerbog, må det antages, at det er straks efter etableringen af selskabet og senest samtidig med registreringen af selskabet hos Erhvervsstyrelsen.
Man kan i selskabets vedtægter bestemme, at ejerbogen skal føres af en anden end det centrale ledelsesorgan. Dette kunne f.eks. være et advokatfirma. Det er så blot et krav, at det står nøjagtigt angivet i vedtægterne, hvem der har ansvaret for ejerbogen, ligesom det er et krav, at ejerbogen er tilgængelig for offentlige myndigheder.
Du skal stadig registrere ejerforhold hos Erhvervsstyrelsen. Du kan læse mere om registrering af ejerfohold hos Erhvervsstyrelsen her.
Selskabets ejerforhold skal, uanset om der føres en ejerbog, tillige indberettes til Erhvervsstyrelsen. Dog er der alene pligt til at indberette ejere, når kapitalandelenes stemmeret udgør mindst 5 pct. af selskabskapitalens stemmerettigheder eller udgør mindst 5 pct. af selskabskapitalen.
En ejerbog kan dog føres ved at indberette samtlige ejere til Erhvervsstyrelsen, således at denne fortegnelse er fuldstændig. På denne måde kan selskabet således opfylde kravet til en ejerbog ved alene at indberette til Erhvervsstyrelsen. Hvis et selskab således alene har en ejer, der ejer 100% eller 2 ejere, der hver ejer 50%, bliver kravet til ejerbogen “automatisk” opfyldt, da der er indberetningspligt for samtlige ejere.
Det er vigtigt at holde sig for øje, at oplysningerne, der registreres i Erhversstyrelsens it-system, er offentligt tilgængelige og derfor til enhver tid kan hentes på www.cvr.dk.
Find skabelon til ejerbog her.
Konklusion
Dokumenter.dk har en række skabeloner inden for selskabsret, herunder en skabelon til en ejerbog for både et A/S eller et ApS. Alle vores skabeloner inden for selskabsret er naturligvis udarbejdet af advokater med speciale inden for netop selskabsret. Hvis du har spørgsmål til skabelonerne eller er i tvivl om, hvilken skabelon der passer til netop din situation, så er du altid velkommen til at kontakte Dokumenter.dk på tlf. 45 33 18 30 eller mail kontakt@dokumenter.dk.