Tjekliste til forberedelse af besøg af Arbejdstilsynet

Udarbejdet af Tina Raben Skaarup

Som arbejdsgiver kan du ikke vide, hvornår du får besøg af Arbejdstilsynet. Det får man nemlig som udgangspunkt ikke meddelelse om på forhånd.

Allerede derfor kan det anbefales, at du som arbejdsgiver altid sørger for at have den nødvendige dokumentation klar til når I får besøg af Arbejdstilsynet.

Når Arbejdstilsynet kommer på besøg, kan det skyldes, at din virksomhed stikprøvevist er blevet udtaget til en tilsynsbesøg. Men Arbejdstilsynet kan også aflægge en virksomhed et tilsynsbesøg på grund af, at der har været en arbejdsulykke på virksomheden eller der er blevet klaget over arbejdsmiljøet på virksomheden.

Sørger man for løbende at have fokus på arbejdsmiljøet på arbejdspladsen og for at udarbejde dokumentation for sin indsats med at sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø på arbejdspladsen, har man ro i sjælen den dag, Arbejdstilsynet melder sin ankomst.

Brug jævnligt tjeklisten nedenfor, og du er på sikker grund.

1. Iagttag reglerne om arbejdspladsvurdering (APV)

Arbejdsmiljøloven stiller krav om, at alle arbejdsgivere skal udarbejde en APV.

Formålet med at udarbejde en APV er, at man herved kortlægger virksomhedens arbejdsmiljø og identificerer de områder på virksomheden, hvor der er brug for ændringer, og det er samtidig et krav, at der skal laves en plan for, hvordan forholdene bringes på plads på disse områder.

Det er ledelsen og medarbejderne, der i fællesskab skal sørge for både at udarbejde en APV og at sikre en opfølgning på de områder, hvor dette måtte vise sig at være nødvendigt.

Det er ifølge lovgivningen et krav, at der skal udarbejdes en ny APV mindst hvert tredje år, og at dette skal ske hyppigere, hvis der undervejs sker ændringer på arbejdspladsen af betydning for virksomhedens arbejdsmiljø.

Medarbejderne på arbejdspladsen skal desuden være bekendt med, hvor de kan finde jeres APV og jeres handlingsplan.

Udgangspunktet er, at hele virksomhedens arbejdsmiljøorganisation skal deltage i arbejdet med APV, hvis man beskæftiger mindst 10 medarbejdere. På visse områder er der dog krav til etablering af en arbejdsmiljøorganisation allerede ved beskæftigelse af et færre antal medarbejdere.

2. Gennemfør runderinger på arbejdspladsen

Der er krav om, at I med jævne mellemrum skal gennemføre runderinger på virksomheden for at afdække om I har pligt til at gennemføre regelmæssige interne inspektioner for at identificere evt. arbejdsmiljøproblemer og at løse disse.

Sørg for at udarbejde dokumentation på, at I har gennemført – og løbende gennemfører – disse runderinger og dokumentation på, hvilke arbejdsmiljømæssige problemer, I er stødt på, og hvordan I løser disse.

3. Dokumenter, at I har gennemført en årlig arbejdsmiljødrøftelse med tilhørende handlings- og opfølgningsplan

Som virksomhed har man pligt til at gennemføre en årlig arbejdsmiljødrøftelse, hvor arbejdsgiver og medarbejdere i fællesskab tilrettelægger, hvordan samarbejdet om jeres arbejdsmiljø skal foregå det kommende år, og hvor I sammen vurderer resultatet af jeres indsat på arbejdsmiljøområdet i det forgangne år.

Dette arbejde foregår i jeres arbejdsmiljøorganisation, hvis er der mindst 10 medarbejdere ansat i virksomheden.

Sørg for, at I i form af referater kan dokumentere overfor Arbejdstilsynet, at I overholder ovenstående.

4. Dokumentation for lovpligtig uddannelse

Det følger af arbejdsmiljøloven, at arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere i en arbejdsmiljøorganisation senest tre måneder efter, at de er valgt, skal have taget den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse.

Det er virksomheden, som skal betale for uddannelsen, som skal foregå i arbejdstiden.

Som virksomhed skal man også sørge for at medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen får tilbudt supplerende uddannelse, som svarer til to dage i det første år og halvanden dag i hvert af de efterfølgende år i den periode, som medlemmerne er valgt/udpeget for.

I skal have dokumentationen for at I overholder ovenstående klar, når Arbejdstilsynet aflægger virksomheden et tilsynsbesøg.

5. I skal også kunne dokumentere, at I har udarbejdet en kemisk APV

Grunden til, at I skal udarbejde en såkaldt kemisk APV er, at I skal undersøge om, og i hvilken udstrækning, medarbejdere på virksomheden kan risikere at blive udsat for farlige kemiske påvirkninger. Dette skal ske med henblik på, at I har pligt til at – om muligt – at fjerne denne risiko eller i hvert fald at forebygge risikoen herfor.

Den kemiske APV skal også anvendes ved instruktion af medarbejderne og ved tilrettelæggelsen af arbejdet.

Farlige kemiske produkter er som udgangspunkt produkter, som er faremærkede.

Der findes på Arbejdstilsynets hjemmeside – f.eks. her  – simple værktøjer, som man kan anvende, når man skal udarbejde en kemiske APV.