Skriftlig advarsel til medarbejder

Skabelon til en skriftlig advarsel til en medarbejder

I en advarsel til en medarbejder præciserer du, at du på et eller flere områder forventer en ændret og forbedret indsats eller adfærd fra medarbejderens side, idet du i modsat fald agter at bringe ansættelsesforholdet til ophør. Vores guide sikrer, at du udarbejder en skriftlig advarsel, der indeholder alle de vigtige vilkår.

Hvad er en advarsel?

I en advarsel indskærper du overfor en medarbejder, at et nærmere beskrevet forhold udgør en misligholdelse af jeres ansættelsesforhold, og at en gentagelse eller mangel på ændret adfærd fra medarbejderens side vil få en bestemt konsekvens, nemlig enten en opsigelse eller en bortvisning.

En advarsel kan eksempelvis handle om, at:

1. Medarbejderen overholder ikke de aftalte mødetider
2. Medarbejderen udviser en uacceptabel opførsel overfor sine kollegaer, samarbejdspartnere eller kunder,
3. Medarbejderens arbejdsindsats er utilstrækkelig eller sløset
4. Medarbejderen overtræder de regler, der gælder på din virksomhed om eksempelvis privat brug af mobiltelefon i arbejdstiden, jeres alkoholpolitik eller undlader at følge jeres interne regler i forbindelse med sygemelding

Skal du lave en advarsel?

Som arbejdsgiver har du ledelsesretten på din virksomhed.

Med ledelsesretten hører også en ledelsespligt.

Ledelsespligten indebærer blandt andet, at er der forhold omkring en medarbejder, som ikke fungerer, skal du gøre medarbejderen opmærksom på dette, og hjælpe medarbejderen til rette. På den måde får medarbejderen en mulighed for at leve op til dine forventninger, og derfor fortsat kan være ansat på din virksomhed.

Har du i forbindelse med en opsigelse af en medarbejder ikke udøvet din ledelsespligt korrekt, kan du risikere at blive mødt med et krav om, at du skal betales en godtgørelse for usaglig opsigelse.

En saglig opsigelse, som er begrundet i medarbejderens forhold eller en berettiget bortvisning af en medarbejder, vil i mange situationer forudsætte, at medarbejderen har modtaget en forudgående advarsel. Herved gives medarbejderen en reel mulighed for at rette op på forhold, som du betragter som utilfredsstillende eller uacceptable.

Har medarbejderen været ansat i forholdsvis kort tid, er der dog som udgangspunkt intet krav om, at medarbejderen nødvendigvis skal fået modtaget en advarsel forud for en opsigelse, som er begrundet i medarbejderens forhold:

• Funktionæransatte kan først rejse krav om godtgørelse for usaglig opsigelse, når de på opsigelsestidspunktet har været ansat i mere end 12 måneder.
• Andre medarbejderkategorier inklusive funktionærer, der er omfattet af en overenskomst, vil normalt have mulighed for at rejse krav om godtgørelse for usaglig opsigelse, når ansættelsesforholdet på opsigelsestidspunktet har bestået i mere en 9 måneder.
• Visse medarbejdere nyder dog en særlig beskyttelse mod opsigelse, uanset anciennitet. Det gælder eksempelvis gravide og medarbejdere på barselsrelateret orlov, som er omfattet af ligebehandlingsloven, og medarbejdere, som er omfattet af forskelsbehandlingsloven eksempelvis på grund af alder, handicap, race, seksuel orientering og etnisk oprindelse.

Ved opsigelse af en medarbejder, som nyder en sådan særlig beskyttelse mod opsigelse, gælder der skærpede beviskrav til berettigelsen af en opsigelse. Det betyder i den situation, hvor en opsigelse er begrundet i medarbejderens forhold, at det er vigtigt, at du kan dokumentere, at medarbejderen er blevet gjort bekendt med din utilfredshed og på trods heraf ikke har formået at rette op på forhold, som har været utilfredsstillende.

En bortvisning indebærer, at medarbejderens ansættelsesforholdet ophører med øjeblikkelig virkning. En bortvisning er dermed den alvorligste sanktion, der kan tages i brug overfor en medarbejder. Derfor vil en berettiget bortvisning også i mange tilfælde kræve, at medarbejderen forud for bortvisningen dels har modtaget en advarsel om samme forhold og at medarbejderen på trods heraf igen groft misligholder sit ansættelsesforhold.

Skal advarslen indeholde en frist?

Alt afhængig af, hvad advarslen drejer sig om, skal du vurdere, om der bør fastsættes en frist i advarslen indenfor hvilken, medarbejderen skal have rettet op på det eller de forhold, som påtales i advarslen.

Handler advarslen om, at medarbejderen har udvist en uacceptabel opførsel eller har handlet illoyalt, er det ikke relevant at fastsætte nogen frist. Her bør advarslen klart og tydeligt markere, at adfærd af den karakter straks skal ophøre, og at en gentagelse vil medføre opsigelse eller bortvisning, afhængigt af forholdets grovhed.

Drejer advarslen sig derimod eksempelvis om, at medarbejderen har ydet en utilstrækkelig arbejdsindsats, bør den forsynes med en frist, indenfor hvilken, at medarbejderen skal have vist, at medarbejderen kan leve op til dine forventninger. Viser det sig, at medarbejderen er i stand til at indfri dine forventninger indenfor den fastsætte frist, bortfalder advarslen.

Hvorfor lave en skriftlig advarsel?

Der er mange gode grunde til at lave en skriftlig advarsel, hvis der opstår forhold omkring en medarbejder, som du ikke kan acceptere, og som vil kunne føre til en opsigelse eller en bortvisning, hvis medarbejderen ikke ændrer adfærd.

Mundtlige advarsler er bindende, men svære at bevise. Hvis du skal give en advarsel til en medarbejder, anbefaler vi hos Dokumentert.dk derfor, at du bør bekræfte indholdet af advarslen på skrift overfor medarbejderen.

En skriftlig advarsel skaber klare retningslinjer mellem dig og medarbejderen i forhold til, hvad du forventer. Du undgår dermed unødige tvister, dyre advokatomkostninger og risiko for et dårligt omdømme.

Hvordan laver du en advarsel?

Det er væsentligt, at indholdet af advarslen meget specifikt beskriver, hvilke forhold, der påtales. Medarbejderen må ikke efterlades med en tvivl om, hvad du forventer. Pas derfor meget på med, at udtrykke dig i generelle vendinger. Vær præcis og giv gerne et eller flere eksempler på den adfærd, som du ikke vil acceptere.

Det er dernæst også vigtigt, at du klart og tydeligt præciserer i advarslen, hvilken konsekvens, det vil få, hvis medarbejderen igen tilsidesætter bestemte pligter, dvs. opsigelse eller – hvis der er tale om grov adfærd, som du i særlig grad ikke vil finde dig i – bortvisning.

Vi har gjort det nemt for dig at lave advarslen, da du blot skal besvare en række spørgsmål, hvorefter du til din mail og direkte til download vil få leveret en advarsel, som er skræddersyet lige netop til din situation.

Hvad indeholder en advarsel?

1. Angivelse af parterne
2. oplysning herom, hvis du forudgående har givet medarbejderen en forudgående mundtlig påtale for det samme forhold, som advarslen drejer sig om
3. En bekræftelse på, at du har haft et møde – fysisk eller telefonisk – med medarbejderen, hvorunder du har fortalt medarbejderen om årsagen til, at du nu giver medarbejderen en advarsel
4. En præcis beskrivelse af det eller de forhold, du ikke kan acceptere
5. En klar tilkendegivelse af, hvad du forventer dig af medarbejderen fremadrettet
6. Beskrivelse af, hvad konsekvensen bliver, hvis medarbejderen ikke efterlever advarslen
7. Fastsættelse af en evt. frist indenfor hvilken, medarbejderen skal have ændret sin adfærd
8. Underskrift fra virksomhedens side
9. Medarbejderen underskrift som bekræftelse på, at medarbejderen har modtaget advarslen

Hvordan bliver advarslen gyldig?

Når medarbejderen med sin underskrift på advarslen har kvitteret for modtagelsen, har du dokumentationen for, at medarbejderen har fået en advarsel.

Ansættelseskontrakten er udarbejdet af Tina Raben Skaarup, som er advokat med speciale i ansættelses- og arbejdsret, HR-jura og erfaren overenskomstforhandler.

Tina er også en erfaren procedør ved de civile domstole, har næste 30 års erfaring indenfor området og er medlem af Ansættelsesadvokaterne under Danske Advokater.