Opsigelse af medarbejder

Online skabelon til opsigelse af medarbejder

Når du skal opsige en medarbejder, er det vigtigt, at du får beskrevet vilkårene for medarbejderens fratrædelse korrekt. Vores intelligente guide sikrer, at du får en opsigelse, der indeholder alle de vigtige vilkår for en opsigelse.

Hvad er en opsigelse?

En opsigelse er en meddelelse om afslutning af et ansættelsesforhold, som en arbejdsgiver eller medarbejder giver, når man har truffet beslutning om, at et ansættelsesforhold skal ophøre.

Har medarbejderen krav på et opsigelsesvarsel efter funktionærloven, en overenskomst eller en individuel aftale, skal dette opsigelsesvarsel overholdes i forbindelse med opsigelsen.

En opsigelse sker i henhold til ansættelsesaftalen. En opsigelse adskiller sig fra en bortvisning, som kan effektueres, hvis der er udvist en væsentlig misligholdelse fra medarbejderens side.

Hvilke forhold er vigtige?

Når du overvejer at opsige en medarbejder, skal du gøre dig følgende overvejelser:

• Er medarbejderen funktionær?
• Er ansættelsesforholdet omfattet af en overenskomst?
• Er der en kunde- og/eller konkurrenceklausul?
• Kan du risikere, at opsigelsen er usaglig?
• Skal medarbejderen arbejde i opsigelsesperioden, fritstilles eller suspenderes?
• Skal medarbejderen pålægges at holde ferie i opsigelsesperioden?
• Har medarbejderen krav på fratrædelsesgodtgørelse?
• Er der forhold, som falder ind under ligebehandlingsloven
• Er der forhold, som falder ind under forskelsbehandlingsloven?
• Er der mulighed for at opsige med forkortet varsel i henhold til 120 sygedages reglen?

Skal en opsigelse være skriftlig?

Hvis ansættelsesforholdet er omfattet af funktionærloven, skal opsigelsen være skriftlig. Tilsvarende følger af de fleste overenskomster.

Er ansættelsesforholdet ikke omfattet af funktionærloven eller en overenskomst, er det ikke et krav, at opsigelsen skal gives på skrift. Men som arbejdsgiver har du bevisbyrden for, at du har afgivet en opsigelse og for hvornår, den er modtaget af den medarbejder, du opsiger.

Du bør derfor enten overbringe opsigelsen til medarbejderen og sørge for at få en skriftlig bekræftelse på modtagelsen, eller sende opsigelsen på en sådan måde, at du får et bevis på, hvornår den er kommet frem.

Hvis det er nødvendigt at sende opsigelsen til medarbejderen, anbefaler Dokumenter.dk, at du sender den på en af de følgende måder, så du er sikker på, at opsigelsen kommer frem til medarbejderen:

• Anbefalet quickbrev
• Som brev med afleveringsattest
• Som e-mail med kvittering
• Eller som brev der overbringes, og hvor medarbejderen kvitterer for modtagelsen

Dokumenter.dk anbefaler, at du altid sørger for at udarbejde en opsigelse på skrift.

Hvad skal en opsigelse indeholde?

Dokumenter.dks intelligente skabelon guider dig sikkert igennem alle spørgsmålene, så du kan føle dig tryg ved, at du får oplysning om alle relevante vilkår med i opsigelsen. Skabelonen indeholder en række valgmuligheder, som afhænger af:

• Medarbejderkategori – er ansættelsesforholdet omfattet af funktionærloven, en overenskomst eller følger vilkårene for ansættelsesforholdet udelukkende af jeres ansættelseskontrakt?
• Begrundelsen for opsigelsen – er opsigelsen begrundet i medarbejderens eller virksomhedens forhold?
• Arbejdspligt i opsigelsesperioden – skal medarbejderen arbejde i opsigelsesperioden eller fritstilles helt eller delvist?

• Afholdelse af ferie og eventuelle andre betalte fridage i opsigelsesperioden – længden af opsigelsesperioden har betydning for, hvor meget ferie mv., du kan pålægge medarbejderen at holde i opsigelsesperioden.

• Tilgodehavende kompensation for mer- eller overarbejde – skal medarbejderens eventuelle tilgodehavende udbetales eller afspadseres. 

• Returnering af effekter – hvilke effekter har medarbejderen fået udleveret under ansættelsen – nøgler til virksomheden, arbejdsbeklædning, mobiltelefon, firmabil mv. – og hvordan og hvornår skal effekterne returneres?

• Tavsheds- og loyalitetspligt – er der behov for en indskærpelse af medarbejderens tavsheds- og loyalitetspligt i opsigelsesperioden og for perioden efter fratrædelsen? 

• Bonus, provision eller andre variable lønandele – har medarbejderen krav på variable lønandele i opsigelsesperioden, hvordan bliver de opgjort, og hvornår skal de udbetales? 
• Konkurrence- og/eller kundeklausul – er medarbejderen omfattet af en konkurrence- og/eller kundeklausul, skal der tages stilling til, om den skal træde i kraft, hvordan den skal kompenseres og, om den evt. skal opsiges.
• Fratrædelsesgodtgørelse – er medarbejderen eksempelvis på grund af lang ansættelsestid berettiget til en fratrædelsesgodtgørelse?

Skal en opsigelse begrundes?

Du har ikke pligt til at begrunde en opsigelse. Er ansættelsesforholdet omfattet af funktionærloven, følger det dog heraf, at hvis medarbejderen beder om en skriftlig begrundelse, har du pligt til give begrundelsen på skrift til medarbejderen.

Giver du ikke en skriftlig begrundelse for opsigelsen, vil du kunne opleve, at du bliver kontaktet af den opsagte medarbejders A-kasse, som har brug for begrundelsen for at vurdere, om medarbejderen selv er skyld i opsigelsen. Er dette tilfældet, pålægges medarbejderen en karantæneperiode på 3 uger efter opsigelsesperiodens udløb, inden medarbejderen kan få dagpenge i forbindelse med eventuel ledighed.

Dokumenter.dk anbefaler, at du giver en skriftlig begrundelse for opsigelsen således, at der er klare linjer omkring årsagen til at ansættelsesforholdet skal ophøre.

Hvilken begrundelse kan du bruge?

Skyldes opsigelsen virksomhedens forhold, kan begrundelsen for opsigelsen eksempelvis være arbejdsmangel, omstrukturering eller nedlæggelse af medarbejderens stilling.

Er opsigelsen begrundet i medarbejderens forhold, kan dette eksempelvis skyldes manglende performance, samarbejdsvanskeligheder eller manglende overholdelse af den aftalte arbejdstid.

Hvor langt er opsigelsesvarslet?

Opsigelsesvarslets længde afhænger af, om medarbejderen er omfattet af funktionærloven, en overenskomst eller – hvis dette ikke er tilfældet – hvad der er aftalt herom i medarbejderens ansættelseskontrakt.

Opsigelsesvarslerne i funktionærloven er som følger:

Hvis der skriftligt er aftalt prøvetid for de første 3 måneder af ansættelsen, kan opsigelse ske med et varsel på 14 dage til fratrædelse senest samtidig med, at prøvetiden udløber.

Efter udløbet af prøvetiden kan ansættelsesforholdet opsiges med følgende opsigelsesvarsler til udgangen af en måned:

Inden 5 måneders ansættelse med prøvetid:                     1 måneds varsel

Inden 2 år og 9 måneder:                                                       3 måneders varsel

Inden 5 år og 8 måneder:                                                       4 måneders varsel

Inden 8 år og 7 måneder:                                                        5 måneders varsel

Herefter:                                                                                      6 måneders varsel

Er det aftalt, at 120 sygedages reglen i funktionærloven finder anvendelse, kan medarbejderen opsiges med et varsel på én måned til udgangen af en måned, hvis medarbejderen inden for de senest forløbne 12 måneder har modtaget løn under sygdom i ialt 120 dage. Det forudsættes yderligere, at opsigelsen sker i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage, og mens medarbejderen fortsat er syg.

Er medarbejderen funktionær eller ej?

Funktionærloven er en ansættelsesretlig lov, der kun gælder for visse faggrupper.

En medarbejder er omfattet af funktionærloven, hvis:

1. Medarbejderen i overvejende grad er beskæftiget med handel, kontorarbejde, klinisk eller teknisk bistandsydelse (arbejdets art), og
2. medarbejderen gennemsnitligt arbejder i mere end 8 timer ugentligt og
3. medarbejderen vil blive underlagt dine instruktioner som arbejdsgiver således, at du har mulighed for at bestemme over medarbejderen.

Der er meget stor forskel på, hvilke regler, du skal overholde og hvilke rettigheder en medarbejder har, afhængigt af, om medarbejderen er omfattet af funktionærloven eller ej. Dette gælder især i forhold til længden af opsigelsesvarslet, ret til fratrædelsesgodtgørelse efter hhv. 12 og 17 års ansættelse og funktionærlovens regler om godtgørelse for usaglig opsigelse.

Det er derfor væsentligt at få klarlagt, om ansættelsesforholdet er omfattet af funktionærloven, så du sikrer, at opsigelsen afgives på korrekte vilkår.

Hvad er en usaglig opsigelse?

En usaglig opsigelse er en opsigelse, som hverken er sagligt begrundet i arbejdsgiverens eller i medarbejderens forhold.

Hvilke konsekvenser har en usaglig opsigelse?

Hvis opsigelsen ikke kan anses som saglig begrundet i enten virksomhedens eller medarbejderens forhold, kan en opsigelse udløse et krav om en godtgørelse for usaglig opsigelse.

Funktionærer

For funktionærer indtræder der en almindelig afskedigelsesbeskyttelse efter 12 måneders ansættelse, hvorefter der i tilfælde af usaglig opsigelse vil kunne rejses krav om godtgørelse.

Godtgørelse kan efter funktionærlovens regler maksimalt udgøre et beløb, svarende til lønnen i halvdelen af det opsigelsesvarsel, medarbejderen har krav på efter funktionærloven (ud over lønnen i opsigelsesperioden).

Er medarbejderen på opsigelsestidspunktet fyldt 30 år, kan godtgørelsen dog udgøre indtil 3 måneders løn.

Har medarbejderen på opsigelsestidspunktet været uafbrudt ansat i mindst 10 år, kan godtgørelsen udgøre indtil 4 måneders løn. Efter 15 års uafbrudt beskæftigelse i virksomheden kan godtgørelsen udgøre indtil 6 måneders løn.

I de afgørelser, man ser i retspraksis om godtgørelse for usaglig opsigelse efter funktionærloven, kan man se, at godtgørelsesniveauet typisk ligger på mellem halvdelen og 2/3 af den maksimale godtgørelse efter loven.

Overenskomstansatte

For medarbejdere – inkl. funktionærer – der er omfattet af en overenskomst, vil der typisk gælde en afskedigelsesbeskyttelse, som ligner beskyttelsen efter funktionærloven. Dog indtræder afskedigelsesbeskyttelsen efter overenskomster typisk allerede efter 9 måneders ansættelse.

For overenskomstansatte medarbejdere på den private del af arbejdsmarkedet gælder der i øvrigt typisk en såkaldt 25-års regel”. 25-års reglen indebærer, at ansatte med mere end 25 års anciennitet kun hvor helt afgørende hensyn begrunder dette, saglig kan opsiges ved arbejdsmangel. Er denne betingelse ikke opfyldt, vil medarbejderen normalt kunne få tilkendt en godtgørelse, som svarer til en uges løn pr. ansættelsesår.

Ligebehandling

Visse former for lovgivning yder en særlig beskyttelse mod opsigelse som gælder, uanset hvor længe, medarbejderen har været ansat.

Det gælder eksempelvis ligebehandlingsloven (graviditet, barsel og barselsrelateret orlov), forskelsbehandlingsloven (alder, handicap, køn, hudfarve, religion og tro mv), lov om deltid og lov om tidsbegrænset ansættelse.

Opsigelse i strid med ligebehandlingloven kan udløse krav på godtgørelser på helt op til 12 måneders løn – ud over lønnen i opsigelsesperioden.

Det betyder ikke, at det er forbudt fx at opsige en gravid medarbejder. Men ønsker du at opsige en gravid medarbejder eller en medarbejder, som er på barselsrelateret orlov, skal du kunne bevise, at opsigelsen ikke er begrundet i disse forhold.

Forskelsbehandling

Kan en medarbejder, som fx lider af et handicap efter forskelsbehandlingslovens regler, påvise faktiske omstændigheder, som kunne tyde på, at opsigelsen er udtryk for en direkte eller indirekte forskelsbehandling, skal arbejdsgiver kunne bevise, at det ligebehandlingsprincip, som følger af forskelsbehandlingslove, ikke er blevet krænket.

Beskyttelsen mod opsigelse i forskelsbehandlingsloven gælder uanset, hvor længe medarbejderen har været ansat.

Opsigelse i strid med forskelsbehandlingsloven kan udløse krav på godtgørelser på helt op til 12 måneders løn – ud over lønnen i opsigelsesperioden.

Medarbejdere med særlige tillidshverv

Medarbejdere, som har særlige tillidshverv som eksempelvis tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter og medarbejdervalgte bestyrelsesrepræsentanter har typisk en særlig beskyttelse mod at blive opsagt.

Skal du give en advarsel?

Hvis opsigelsen skyldes medarbejderen forhold – eksempelvis mangelfuld performance eller samarbejdsvanskeligheder – og har medarbejderen ud fra ovenstående mulighed for at rejse et krav om en godtgørelse, vil du som udgangspunkt inden opsigelsen skulle give medarbejderen en advarsel.

Formålet med en advarsel er at gøre medarbejderen bekendt med det eller de forhold, som er utilfredsstillende, og at det er et krav for den fortsatte ansættelse, at medarbejderen fx skal ændre sin adfærd eller udvise større ansvarlighed omkring den måde hvorpå, stillingen varetages, idet medarbejderen ellers vil blive opsagt.

Er en opsigelse, som skyldes virksomhedens forhold altid saglig?

Har du arbejdsmangel, eller ønsker du eksempelvis at nedlægge en stilling som et led i en omstrukturering, er dette i begge tilfælde saglige begrundelser for en opsigelse.

Men når du vælger, hvilken medarbejder blandt flere, der skal opsiges som følge af virksomhedens forhold, er det vigtigt, at du ud fra saglige kriterier kan gøre rede for, hvordan du har truffet dit valg.

I denne proces skal du også være særlig opmærksom på, at bevisbyrden for at dit valg er sagligt vil være særlig skærpet, hvis opsigelsen afgives overfor en medarbejder, der har en særlig beskyttelse mod opsigelse.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt betingelserne for at afgive en sagligt begrundet opsigelse er til stede, anbefaler Dokumenter.dk, at du kontakter en specialist i ansættelsesret.

Opsigelsen er udarbejdet af Tina Raben Skaarup, som er advokat med speciale i ansættelses- og arbejdsret, HR-jura og en erfaren overenskomstforhandler.

Tina er også en erfaren procedør ved de civile domstole, har næste 30 års erfaring indenfor området og er medlem af Ansættelsesadvokaterne under Danske Advokater.