Hvad er legaltech? Automatisering af dokumenter er den nye standard i advokatbranchen

I advokatbranchen har kontraktskrivning altid været en grundlæggende juridisk kerneydelse. I disse år skaber teknologisk innovation og automatisering helt nye muligheder for at reducere manuelle og tidstunge skrivebordsprocesser til et minimum til gavn for både advokater og klienter. Bliv klogere på fænomenet ”legaltech” og de positive gevinster ved anvendelse af nye digitale værktøjer i advokatbranchen.

Udarbejdet af Stig Andersen

Automatisering er ny golden standard for advokater

Legaltech er teknologi, der anvendes i forbindelse med juridiske ydelser, og er en samlende betegnelse for alle digitale værktøjer, der forandrer den måde, advokater traditionelt har arbejdet på, og den måde juridiske ydelser kan leveres på.

Legaltech som fænomen har sin oprindelse i USA, hvor advokatbranchen er liberaliseret. Markedet for juridiske ydelser behandles som et hvilket som helst andet marked, og den frie konkurrence giver helt andre vækstbetingelser for innovative løsninger, der hurtigt vinder indpas, hvis de kan give en konkurrencefordel.

Et af de mest efterspurgte og benyttede digitale hjælpeværktøjer er automatisering af dokumenter “dokumentautomatisering,” der på engelsk ofte kaldes ”Document automation” og ”Smart automation.”

Ifølge Stanford Universitys techindex er dokumentautomatisering faktisk den hastigst vækstende af alle legaltech kategorier.

I Danmark er behovet for at kunne automatisere udarbejdelsen af juridiske dokumenter tilsvarende stort. Med stigende myndighedsmæssige og selskabsretlige krav til dokumentation af formalia og compliance i erhvervsmæssige sammenhæng, er gevinsten stor for de virksomheder, som får transformeret deres nuværende manuelle praksis til en mere effektiv og standardiseret proces.

Det er ikke mindst på denne baggrund, at dokumentautomatisering på meget kort tid er blevet den nye guldstandard indenfor advokatbranchen. Når der et marked med konkrete behov, er der også bud på løsninger fra leverandører med nye ”smarte” løsninger, såkaldte Work Smart Solutions.  Det skal vi se nærmere på nedenfor.

Automatisering af dokumenter

Dokumentautomatisering er i kortform ”smart,” fordi mandskabstunge og rutineprægede udarbejdelser af juridiske dokumenter erstattes af intelligente softwareløsninger, der autogenererer individuelt tilpassede dokumenter på basis af standard skabeloner.

Hos en traditionel advokat bliver du bedt om svare på en række spørgsmål, som advokaten efterfølgende bruger til manuelt at udarbejde dit ønskede dokument på dækkende og korrekt vis efter en aftale om medgået tid eller til en aftalt fast pris.

Det spiller i princippet ikke nogen rolle, om dokumentet er en simpel standard eller et dokument med høj grad af kompleksitet. Du betaler i praksis for den advokattid, der er brugt, og drager naturligvis nytte af den konkrete rådgivning, der måtte være ydet i forbindelse med udarbejdelsen.

I processen med dokumentautomatisering er det enkelt og ligetil

  1. Du finder det dokument, du skal bruge online. Du følger trinvist den brugervenlige dokumentguide, hvor du i enkle steps bliver bedt om at tage stilling til de samme spørgsmål, som du typisk ville blive stillet ved møde med en klassisk advokat. Som bruger understøttes du af vejledende hjælpetekster, så svar kan indtastes på et oplyst grundlag.
  2. Når du er færdig med dine valg, autogenereres dokumentet automatisk og er klar til download i Word eller PDF. Herefter kan du gennemse og eventuelt tilpasse og redigere i dokumentet.
  3. Når du er færdig med dokumentet, er det klar til godkendelse i form af underskrift, digital deling og eventuel signering med NemID. Alternativt kan dokumentet printes og underskrives fysisk. Alt sammen på få minutter og uden unødig ventetid knyttet til manuel udarbejdelse af et juridisk dokument.

Husk at indholdet er afgørende!

Inden teknologibegejstringen tager styringen, kommer man ikke uden om basis:

I kernen af det juridiske dokument gemmer der sig forsat kvalitet!

Kan man stole på, at indholdet er korrekt, ajourført og løbende opdateres af erfarne juridiske specialister, der indestår med navn for kvaliteten? Det er altid relevant at spørge dybere ind til:

  • Hvem har lavet den juridiske skabelon?
  • Hvem bruger den?
  • Kan man vurdere kompetencerne eller er det bare ”smart?”

Det kan ligeledes anbefales, at man bruger tid på at researche og vurdere funktionalitet og reelt udbytte af de legaltech-løsninger, som popper op i disse år. I takt med at nyudvikling af softwareløsninger og API-integrationer af datakilder accelereres, bør følgende overvejes:

  • Hvilken løsning kan dække alle nuværende behov og fungere som 360 graders løsning?
  • Hvilken løsning kan levere løbende udvikling af både fagligt indhold og teknologisk innovation?
  • Kan man stole på kvaliteten?

Hos Dokumenter.dk er alle dokumenterne udarbejdet af erfarne advokater, der bruger de samme skabeloner i egne sager og sidder klar med support i den juridiske Hotline.

Det komplette dokumentbibliotek omfatter både erhvervsjura og privatjura og bruges dagligt af mere end 1500 advokater og revisorer med behov for forretningskritiske dokumenter i professionelle abonnements- og enterpriseløsninger. Det er din sikkerhed for kvalitet.

 Danske advokatvirksomheders brancheforening, Danske Advokater, har indgået medlemssaftale med Dokumenter.dk.

Digital selvbetjening er New Normal

Funktionaliteten i dokumentautomatisering afspejler på mange måder de samme ”smarte” digitale selvbetjeningsløsninger, som i det offentliges system i Danmark rulles ud med borger.dk, sundhed.dk og skat.dk.

Digitale løsninger har skabt automatiserede sagsbehandlingsforløb, hvor adgang til historiske registrerede data, mulighed for opdatering ved indtastning, upload og hurtig godkendelse med NemID har revolutioneret vores interaktioner med det offentlige og for alvor sat strøm til digitaliseringen i Danmark.

Logikken er præcist den samme med automatisering af juridiske dokumenter. Med juridisk dokumentautomatisering kan private brugere glædes over, at de selv er i stand til at lave standard juridiske dokumenter uden at skulle bekoste dyre rådgivningskroner, hvor der ofte blot er tale om et stykke standardarbejde, som kan klares af de fleste selv og uden særlige forudsætninger.

Den digitale kunderejse er brugervenlig, prisvenlig og tilgængelig – når og hvor der måtte være et behov – og med levering på stedet. What´s not to like?

En ny ”Golden Standard” til kontrolpakken

Advokater og revisorer har som professionelle brugere i princippet brug for legaltech-løsninger med samme enkle funktionalitet, men med en højere grad af kompleksitet, der dækker flere aspekter af deres sædvanlige arbejdsrutiner.

Særligt attraktive er digitale værktøjer, der kan lette arbejdstunge processer – ikke mindst med compliance og KYC – og nu senest Erhvervsstyrelsens nye ”kontrolpakke,” som er trådt i kraft i 2021 – uden at kvaliteten sættes over styr.

Kontrolpakken indebærer en række nye forpligtelse til at opbevare og løbende ajourføre alle væsentlige selskabsretlige dokumenter, herunder ejerbog, vedtægter, generalforsamlingsreferater mm.

Noget der erfaringsmæssigt typisk volder en del SMV-selskaber problemer, fordi viden om juridiske forhold og formalia ikke står højt på dagsordenen hos ejerlederen, der i stedet bruger sin energi på at drifte og skabe værdi i sin forretning.

Med den nye kontrolpakke kan det ikke desto mindre få konsekvenser i form af bøder, og i værste fald fatal konsekvens med tvangsopløsning for virksomhederne, jf. specialist og professor i selskabsret Søren Friis Hansen fra CBS Law:

”Kontrolpakken har medført øget fokus på selskabsretslig compliance. Konsekvenserne ved brud på kontrolpakkens krav om, at der er styr på de selskabsretslige dokumenter, er store, hvilket vi har set i Erhvervsankenævnets praksis, herunder med tvangslukning.”

Med afsæt i de faglige behov, som særligt advokater og revisorer har for at kunne komme sikkert i mål med deres opgaver, har Dokumenter.dk udviklet Danmarks mest avancerede legaltech SaaS løsning til professionelle brugere. Og anerkendelsen fra en af landets førende juridiske eksperter forpligter:

Dokumenter.dk og deres digitale platform med API til CVR er i min optik en ny Golden Standard for, hvordan selskabsretslige dokumenter kan udfyldes, og til at sikre at formalia er korrekt på plads. Søren Friis Hansen, CBS Law.

Legaltech kan og skal være med til at sikre, at manuelle fejl og forglemmelser ikke udløser fatale konsekvenser for virksomhederne med heraf afledt dårligt renommé og krav om økonomisk kompensation hos de rådgivere, der var betroet at udføre opgaven på vegne af virksomhederne.

Gratis prøveperiode?

Hvis du er advokat eller revisor, tilbyder Dokumenter.dk mulighed for gratis og uforpligtende at prøve vores platform i 14 dage. Kontakt os på kontakt@dokumenter.dk eller telefon 45331830 for at høre mere.

Hvem har skrevet artiklen?

Artiklen er skrevet af Stig Andersen, direktør og partner i Dokumenter.dk