Information om Dokumenter.dk’s behandling af personoplysninger
Gældende fra den 1. maj 2021
Efter databeskyttelsesforordningen skal vi orientere om vores behandling af personoplysninger, og hvilke rettigheder de registrerede har. Denne orientering findes i det følgende.
Dokumenter.dk er dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Dokumenter.dk er en dansk legal tech virksomhed, der tilbyder juridiske dokumenter og andre ydelser til vores kunder.
Dokumenter.dk er dataansvarlig for behandlingen af vores kunders personoplysninger, hvilket vi har beskrevet i denne datapolitik. Vores kontaktoplysninger er:
Dokumenter.dk ApS
CVR-nr. 27 7012 72
Nymøllevej 50
2800 Kongens Lyngby
Tlf. +45 45 33 18 30
Mail: kontakt@dokumenter.dk
Hjemmeside: www.dokumenter.dk
Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?
Dette dokument beskriver vores behandling af dine personoplysninger, samt hvordan Dokumenter.dk sikrer dine personoplysninger og dine rettigheder.
Vi udvikler løbende vores forholdsregler, så vi bedst kan beskytte dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning og praksis.
Som led i vores forretning indsamler og behandler vi personoplysninger om dig. Det gør vi for at tilbyde dig de bedste ydelser og løsninger, for at overholde vores aftaler med dig og for at opfylde de lovkrav, vi er underlagt.
Det betyder, at vi indsamler og behandler personoplysninger, når:
• Du har indgået eller overvejer at indgå en aftale med os om en ydelse eller et produkt.
I så fald har vi brug for at behandle oplysninger om dig for at kunne udføre vores del af aftalen, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b.
• Du har givet dit samtykke til, at vi må bruge dine personoplysninger til et eller flere bestemte formål, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a.
• Vi er juridisk forpligtet til at udføre behandlingen, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra c, i henhold til eksempelvis bogføringsloven.
• Behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig for, at Dokumenter.dk kan forfølge legitime interesser, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
Det kan eksempelvis være for at forhindre misbrug eller tab, for at styrke IT- og betalingssikkerheden, for at øge funktionaliteten af vores produkter og/eller som led i markedsføringsfor-mål. Vores behandling er baseret på en konkret vurdering af, om vores interesser går forud for dine, samt hvis dine rettigheder ikke krænkes af en sådan behandling.
• Behandlingen gavner legitime interesser, der forfølges af en tredjepart, du og/eller Dokumen-ter.dk har tilknytning til (f.eks. en samarbejdspartner), jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
Eksempelvis kan en kunde og/eller samarbejdspartner have en forretningsmæssig eller kommerciel begrundelse for at bruge dine personoplysninger til at udfylde vores produkter, hvortil Dokumenter.dk kan tilbyde input via op-slag i offentligt tilgængelige registre, hvoraf du fremgår (eksempelvis CVR).
Deling af oplysninger kan også finde sted, såfremt udvekslingen af oplysninger hjælper Do-kumenter.dk eller en af vores samarbejdspartnere med at leve op til branchestandarder og verificere retlige forhold på en let og praktisk måde, som for eksempel verificering af tegningsret, ejerforhold, adresseoplysninger eller andre relevante oplysninger, som fremgår af offentligt tilgængelige registre.
Vi kan også behandle personoplysninger om dig, såfremt vi krydsreferer dine personoplysninger med offentligt tilgængelige registre, hvilket giver os mulighed for at yde skræddersyede løsninger til vores kunder.
Hvilke personoplysninger behandler vi?
Vi indsamler og behandler forskellige typer personoplysninger afhængigt af, hvilke ydelser og/eller produkter du har købt eller er interesseret i:
• Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
• Oplysninger om din virksomhed, som navn, CVR-nummer, navn på tegningsberettigede og andre offentligt tilgængelige oplysninger om din virksomhed.
• Økonomiske oplysninger, for eksempel din indkomst, hvis du har oplyst os dette via din egen frivillige indtastning.
• Oplysninger om dit erhverv, hvis du har oplyst os dette via din egen frivillige indtastning.
• Oplysninger om din familie og husstand, hvis du har oplyst os dette via din egen frivillige indtastning, eller hvis disse oplysninger fremgår af offentligt tilgængelige registre, som benyttes i forbindelse med levering af vores ydelser.
• ID-dokumentation, for eksempel fotokopier af pas, kørekort eller fødselsattest.
• Kontonumre og dele af betalingskortnumre.
• Lokation (geografisk placering) af aftaleparter, eksempelvis virksomheder, der indgår i de dokumenter, du ønsker at købe.
• Hvordan du bruger vores hjemmeside, hvilken digital enhed du benytter, dit operativsystem og din IP-adresse, herunder oplysninger om trafik, placering, adfærd og andre kommunikationsoplysninger.
• Oplysninger fra offentligt tilgængelige registre, eksempelvis CVR.dk, tinglysning.dk, telefonbøger m.fl.
• Oplysninger om de ydelser og produkter, vi leverer til dig.
Vi kan også behandle andre typer af personoplysninger, hvis det er nødvendigt for det specifikke produkt eller den specifikke ydelse, vi leverer, eller hvis det er lovbestemt.
Særlige kategorier af personoplysninger: Følsomme oplysninger, CPR-nummer eller oplysninger om strafbare forhold
• Vi behandler særlige kategorier af oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at kunne tilbyde dig et produkt eller en ydelse.
Vores produkter er i høj grad baseret på dine egne frivillige indtastninger, hvorved du har mulighed for at afgive følsomme personoplysninger til os.
I sådanne tilfælde anser vi din videregivelse af oplysningerne til os for et samtykke, i henhold til Datatilsynets nyeste praksis, hvorved din egen frivillige videregivelse af personoplysningerne danner baggrund for vores behandling i henhold til Persondataforordningens art. 9, stk. 2, litra a. Det samme princip gør sig gældende for oplysninger om CPR-numre samt oplysninger om strafbare forhold.
• Vi kan også behandle særlige kategorier af op-lysninger om tredjepart, såfremt oplysningerne bliver videregivet til os fra en kunde, og såfremt kunden benytter vores service til at fastlægge et retskrav, gøre retskrav gældende eller forsvare et retskrav jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, litra f.
Hvornår og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
Vi indsamler og behandler personoplysninger, når du benytter Dokumenter.dk til at få udarbejdet special-tilpassede juridiske dokumenter. Herved benytter vi dine personoplysning til at udfærdige de ønskede dokumenter. Behandlingen finder sted, når du selv frivilligt indtaster personoplysningerne i vores systemer.
Når du har købt et produkt eller en ydelse hos os, eller har været i kontakt med os forud for et køb, behandler vi også oplysningerne i forbindelse med andre aktiviteter i relation til vores ydelser og produkter, herunder:
• Kundeservice og administration.
• Kommunikation af nødvendige oplysninger om vores ydelser og produkter.
• Udvikling og administration af vores produkter, tjenester og forretning ved hjælp af analyser af data og statistikker til at teste vores systemer.
• Markedsføring af vores tjenester og produkter – hvis vi har fået din tilladelse til det, og/eller så længe en sådan markedsføring er lovlig.
• Vi anvender cookies, som sikrer vores hjemmesides funktionalitet og hjælper os med at udarbejde statistikker. Derudover bruger vi cookies til at analysere hjemmesidens trafik til brug for markedsføring via digitale kanaler og på sociale medier som for eksempel Facebook. Du kan finde yderligere oplysninger herom i vores cookie-politik.
• Identifikation, verificering og godkendelse af kunder.
• Risikostyring.
• Inddrivelse af restancer.
Vi indsamler oplysningerne direkte fra dig når:
• Du udfylder vores dokumenter eller andre formularer i forbindelse med bestilling af vores ydelser og/eller produkter.
• Du indsender dokumenter/breve til os.
• Du taler i telefon med os. Når du ringer til os, og når vi ringer til dig på din opfordring eller som opfølgning på din henvendelse.
• Du bruger vores hjemmeside og ydelser.
• Du deltager i vores kundeundersøgelser eller kampagner.
• Du kommunikerer med os via elektroniske medier, herunder e-mails.
Personoplysninger vi modtager fra tredjeparter
Vi indhenter og behandler dine personoplysninger fra tredjeparter, herunder fra:
• Virksomheder, banker, betalings- og tjeneste-udbydere.
• CVR og andre offentligt tilgængelige kilder og registre. Vi indsamler og behandler for eksempel oplysningerne for at kunne bistå med automatisk vejledning og rådgivning i forbindelse med vores produkter og ydelser.
• De personer der indtaster dine personoplysninger i vores systemer, med henblik på at oprette et dokument, hvori du er part.
Tredjeparter, som vi deler dine personoplysninger med
Vi deler i visse tilfælde dine personoplysninger med tredjeparter:
• Hvis du har bedt os om at videresende et dokument til en tredjepart, videregiver vi oplysningerne i henhold til dit ønske.
• Eksterne samarbejdspartnere (herunder Dokumenter.dk’s kunder), hvis du har givet samtykke hertil, eller hvis det er tilladt i henhold til gældende lovgivning,
• Vi videregiver oplysninger om dig til offentlige myndigheder, hvor dette er pålagt os i henhold til gældende lovgivning.
• Vi kan videregive dine oplysninger til fuldmagtshavere, advokater, revisorer eller andre, som du har givet os lov til at dele oplysningerne med. Ved stiftelse af ApS deler vi dine oplysninger med SelskabsAdvokaterne ApS.
Overførsel af data til lande uden for EU/EØS
• Dokumenter.dk overfører som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS, idet vores samarbejdspartnere og databehandlere alle er lokaliseret i EU.
• Såfremt vi mod forventning bliver nødsaget til at benytte en databehandler uden for EU/EØS, eller såfremt vi bliver nødsaget til at overføre op-lysninger til en dataansvarlig uden for EU/EØS, sikrer vi naturligvis, at dine rettigheder er beskyttet. Konkret sikrer vi, at dit beskyttelsesniveau opretholdes ved anvendelse af Europa-Kommissionens standardkontrakter, eller andre overførselsgrundlag, som er godkendt af Datatilsynet. I så fald vil nærværende datapolitik blive opdateret, og du vil kunne få en kopi af eventuelle standardkontrakter ved at rette henvendelse til os.
Hvor længe gemmer vi dine personoplysninger?
Vi gemmer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt til det formål, hvormed vi har indsamlet og behandlet dine data. Vi gemmer derfor altid dine oplysninger, så længe vi leverer en ydelse eller et produkt til dig.
Når dit forretningsforhold med os ophører, gemmer vi dine oplysninger indtil til udgangen af året fem år senere. Det sker primært for at leve op til vores forpligtelser i henhold til Bogføringsloven.
Har du forhørt dig om et produkt eller en ydelse, men har du endnu ikke handlet med os, gemmer vi dine personoplysninger i op til et år, fra det tidspunkt vi sidst hørte fra dig.
Oplysninger indsamlet via cookies, slettes tilsvarende et år efter de er indhentet, medmindre du besøger vores hjemmeside igen inden da.
Oplysninger indhentet fra offentligt tilgængelige registre, samt oplysninger der ikke har relevans i forhold til bogføringsdokumentation, slettes eller anonymiseres senest et år efter oplysningerne er indsamlet.
Profilering
Vi bruger kun profilering og datamodellering til at udarbejde statistisk materiale, der forbedrer vores produkter og ydelser, og giver vores kunder bedre automatiserede forslag til kontraktvilkår.
Automatiserede forslag er helt frivillige at benytte. Vi træffer ingen afgørelser om dig, eller hvilke produkter vi tilbyder dig, på baggrund af profileringen.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen bestemte rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. I særlige tilfælde har du ret til at få slettet op-lysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, ligesom du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod, at vi bruger dine oplysninger til direkte markedsføring.
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os på kontakt@dokumenter.dk.
Der kan være konkrete situationer, hvor vi ikke er forpligtet til at efterkomme ovenstående rettigheder i henhold til persondataforordningens artikel 23, stk. 1, for eksempel hvis vi er forpligtet ved lov til at behandle dine oplysninger. I så fald vil du modtage en konkret afgørelse herom.
Tilbagekaldelse af samtykke
Har du afgivet et samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke. Bemærk, at hvis du tilbagekalder dit samtykke, er vi muligvis ikke i stand til at tilbyde dig bestemte ydelser eller produkter. Bemærk, at vi også kan fortsætte med at behandle dine personoplysninger, for eksempel for at overholde en aftale vi har indgået med dig, eller hvis vi har en lovbestemt ret til at gøre det.
Dataportabilitet
Hvis vi anvender oplysninger baseret på dit samtykke eller en aftale, og behandlingen af oplysningerne automatiseres, har du ret til at modtage en kopi af de oplysninger, du har videregivet, i et elektronisk maskinlæsbart format.
Ændringer i datapolitikken
Vi opdaterer løbende denne datapolitik, så du altid kan få retvisende oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger.
Du vil altid kunne se øverst i denne datapolitik, hvornår politikken senest er blevet ændret.
Eventuelle ændringer i datapolitikken træder i kraft straks efter offentliggørelse af ændringen.
Hvis ændringer påvirker, hvordan dine personoplysninger behandles i forhold til, hvad du oprindeligt er blevet oplyst, træffer vi rimelige foranstaltninger for at oplyse dig om ændringerne samt deres betydning.
Kontaktoplysninger og klageadgang
Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til dine rettigheder, hvis du ønsker at gøre brug af dem, eller hvis du ønsker at vide mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Du kan kontakte os på kontakt@dokumenter.dk.
Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Klager kan indgives til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35,
2500 Valby.
Tlf. 33 19 32 00,
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Du kan læse mere herom på Datatilsynets hjemmeside.